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9 règles à connaître avant de recruter des stagiaires

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Désormais, le quota de stagiaires est limité à 15% des effectifs pour les entreprises d’au moins 20 salariés et à 3 stagiaires au maximum pour les structures employant moins de 20 personnes. Outre cette nouvelle réglementation, quelles sont vos obligations légales en tant qu’employeur ?

Les stagiaires peuvent représenter une main-d’œuvre d’appoint à moindres coûts pour des entreprises, notamment les TPE et les start-up. Toutefois, des règles strictes encadrent désormais le recours au stagiaire pour éviter les abus.

 

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En cas d’infraction à la législation en vigueur, l’employeur risque une amende administrative pouvant atteindre 2.000 €. Ce montant peut même doubler à 4.000 € en cas de nouvelle infraction l’année qui suit la première amende ! Dans ces conditions, la vigilance est de rigueur.

 

Quelles sont les exigences pour recourir à un stagiaire ?
Les stages doivent entrer dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire, dont le volume pédagogique d’enseignement est d’au moins 200 heures par an.

En clair, si le candidat à un stage n’est pas inscrit dans un cursus, vous ne pouvez pas le recruter, expliquant ainsi l’obligation de signer une convention de stage.

 

Que doit comporter la convention de stage ?
Un stage doit se dérouler dans le cadre d’une convention de stage. Celle-ci doit être signée entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil, l’établissement d’enseignement ou de formation, l’enseignent référant et le maître de stage qui encadre le stagiaire durant sa période dans l’entreprise.

 

La convention de stage doit ainsi mentionner l’intitulé complet de la formation suivie par le stagiaire, les activités qui lui sont confiées, le nom de l’enseignant référant et du maître de stage, les dates du stage, le volume horaire hebdomadaire effectué, les modalités d’autorisation d’absence, le taux horaire de la gratification du stagiaire et le mode de versement, les avantages éventuels accordés (tickets restaurant...) ainsi que le régime de protection sociale du stagiaire.

 

L’employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage en cours dans son entreprise et inscrire les noms des stagiaires dans le registre unique du personnel.

 

Combien de temps un stage peut-il durer ?
La durée maximale d’un stage est de 6 mois par année d’enseignement, ou de 924 heures s’il est fractionné dans le temps. Par ailleurs, un délai de carence correspondant à un tiers de la durée du stage précédent doit être respecté entre deux stages sur un poste similaire.

 

En revanche, cette règle n’est pas obligatoire si un stage est interrompu à l’initiative du stagiaire. À l’issue du stage, ce dernier doit recevoir une attestation de la part de l’entreprise d’accueil dans laquelle figure la période effectuée et l’éventuelle gratification perçue.

 

Quelle gratification devez-vous accorder à un stagiaire ?
Si un stage est inférieur à 2 mois, l’employeur n’est pas obligé de verser une gratification au stagiaire. Dans le cas contraire, une gratification minimale de 3,60 € par heure travaillée doit être perçue par le stagiaire.

 

Si le stage n’est pas exercé de façon continue, la gratification est tout de même obligatoire à partir de la 309ème heure de présence dans l’entreprise. Le taux horaire de 3,60 € s’applique pour les conventions de stage signées entre le 1er septembre 2015 et le 31 décembre 2016. En outre, la rémunération d’un stagiaire est exonérée de cotisations sociales si elle ne dépasse pas le seuil minimal horaire (35 heures par semaine).

 

- Vous n’avez pas le droit de proposer un stage à un étudiant pour remplacer un salarié absent, suspendu ou licencié.

 

- Contrairement à un salarié, un stagiaire n’a pas d’obligation de production. Il ne peut donc être recruté pour effectuer des tâches correspondant à un emploi permanent.

 

- Il est impossible de prendre un stagiaire pour pallier un pic d’activité. Dans ce cas, vous devez recourir à l’intérim ou à un contrat à durée déterminée.

 

- Un stagiaire ne peut pas occuper un emploi saisonnier.

 

- Il est interdit de confier à un stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

 

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