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Comment recadrer un collaborateur en douceur

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Le recadrage d’un collaborateur est un art délicat pour tout manager. Doit-on s’y prendre avec fermeté ou douceur ? Avec diplomatie ou de façon très directe ? Les conseils de nos experts sur cette question.

 

Comment bien manager ses collaborateurs et ses équipes pour rester efficace sans les décourager pour autant ? D’après Vincent Frey, professeur consultant à Kedge Business School, il faut les amener à réfléchir sur la situation. Il s'agit donc de les confronter aux retombées de leurs actes en y allant en douceur, et en montant en puissance, selon leur degré de réceptivité.

 

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Quand un recadrage est-il nécessaire ?
Pour Sylvie Portes, coach RH d’entreprise, un recadrage est nécessaire « lorsque vous êtes conscient que votre collaborateur sort du chemin, notamment lorsque ce dernier est moins performant, moins efficace et offre un travail beaucoup moins satisfaisant. Il est important de recadrer son collaborateur, surtout lorsque vous remarquez qu’il ne respecte plus les consignes qui lui sont données, lorsque vous sentez qu’il n’est plus motivé à faire convenablement son travail ou encore lorsque vous vous apercevez qu’il se comporte mal au travail. À ce stade, il est vital d’agir afin d’éviter le pire. Le recadrage d’un collaborateur est une opération subtile qui nécessite un savoir-faire. »

 

A chaque  catégorie sa réponse

Ce qui est primordial, c'est d'éviter la politique de l'autruche et de remettre à plus tard ce qui pourrait être fait aujourd'hui ou à très court terme, car la situation va se dégrader et les remarques négatives du manager à l'encontre de son collaborateur, vont s'accumuler.

 

Tous les collaborateurs ne se valent pas, n’ont pas le même tempérament, ni la même résistance au stress, ni le même comportement face à leur manager. Un bon manager doit donc pratiquer l’art permanent de l’adaptation à chacun. Dans tous les cas cependant, il faut communiquer, dialoguer.

 

La première des choses est de toujours de bien faire comprendre au collaborateur que c’est son comportement qui vous pose problème, pas  lui-même. Expliquez-lui qu’il n’est pas réductible à son comportement et que l’erreur est humaine. Vous pouvez comprendre cette erreur, à condition qu’elle ne se reproduise pas.

 

Dans tous les cas, essayez de toujours lui rappeler ses qualités, ce qui fonctionne, listez-lui ses compétences et nommez votre satisfaction sur ces points dans un premier temps. Ensuite évoquez la ou les difficultés constatées et l’impact qu’elles ont sur le service, l’équipe, l’entreprise, la clientèle. Dites-lui clairement le désagrément que vous ressentez (en commençant la phrase par « je »). Vous avez le droit d’être déçu, d’être désappointé, d’être en colère, et de le nommer.

 

Face à un collaborateur inconscient

Il faut lui faire réaliser qu'il perturbe son environnement. Le mieux est de procéder en trois étapes : Dresser le constat de l’erreur, puis provoquer un engagement de sa part, puis le remercier d’avoir compris, puis par la suite d’avoir mis en place le nouveau comportement.

 

Face à un collaborateur trop sûr de lui

La meilleure méthode est de lui poser des questions ouvertes pour l’inviter à considérer en quoi ses agissements peuvent le desservir durablement. Il faut toujours graduer vos propos selon le niveau de résistance qu'on vous oppose. Là encore, demandez-lui un engagement et remerciez-le de sa réponse positive.


Face à un collaborateur rebelle

Là, il est impératif de lui donner une vision claire de ce que vous attendez de lui en usant de "je veux", "je ne veux pas". Laissez planer la sanction en cas de réponse négative de sa part. Et remerciez-le de son engagement, s’il prend l’engagement de changer les choses.

 

Si le collaborateur se renferme ou se braque, ne tombez pas dans la solution de facilité qui consisterait à faire comme si de rien n'était. Tout ce que vous pourrez dire n'aura pas d'effets tant que votre interlocuteur ne sera pas réceptif. Au contraire, dès que vous prenez conscience de son attitude, crevez l'abcès et demandez-lui ce qui se passe. Tout en y mettant les formes : un ton impatient, agressif ou agacé n'incitera pas le managé à davantage collaborer.

 

L’entretien de recadrage

En général, le manager qui constate des dysfonctionnements chez un de ses collaborateurs commence par le lui montrer ou dire, en demandant régulation, de façon souvent informelle. Si au-delà de trois interpellations sur le même sujet, le salarié persiste dans son erreur, l’entretien de recadrage s’impose !
 

Attention à votre qualité d’écoute !

Lors de tout entretien de recadrage d’un collaborateur, il ne s’agit pas de lui demander de se justifier, mais de vous expliquer ce qu’il vit, ce qui se passe pour lui. Utiliser le «comment » plutôt que le « pourquoi », cherchez à comprendre plutôt que juger. Ecoutez calmement ses arguments en restant le plus factuel possible.
 

Donner du sens au travail

En plus de l’entretien de recadrage, ce qui est important pour le collaborateur c’est de sentir que son travail compte pour son manager et pour l’entreprise. Rien de mieux pour motiver ses collaborateurs que de donner du sens à leur travail.

Comme l’explique très bien Claude Lévy-Leboyer, professeur de psychologie du travail, dans un monde du travail en forte évolution, ce qu'on reçoit en échange de son boulot - la motivation "extrinsèque" - ne suffit plus pour créer la motivation. Et la motivation "intrinsèque", qui vient du travail lui-même, est devenue la source principale de l'énergie et de l'implication.

 

En s'appuyant sur la description des conditions actuelles du travail et sur les analyses psychologiques récentes, son livre « Re-motiver au travail » décrit les composantes de la motivation intrinsèque : le respect des valeurs qui caractérisent notre culture ; la prise en compte de l'image de soi qui oriente l'effort vers les tâches cohérentes avec les priorités de chacun.

 

Cette description argumentée permet de préciser, de manière réaliste et détaillée, le style de leadership essentiel pour construire l'implication :

- Communiquer une vision et multiplier les informations sur les objectifs pour donner une signification aux activités quotidiennes ;

- Créer des repères pour que les progrès accomplis soient visibles ;

- Ménager une marge d'autonomie, en déléguant chaque fois que c'est possible, pour que chacun perçoive sa contribution à l'objectif commun ;

- Créer chez ses collaborateurs un sentiment d'efficacité qui leur donne la certitude de posséder les compétences nécessaires.

 

N’oubliez jamais que les erreurs des collaborateurs sont parfois dues à un mauvais management, un manque de communication et des instructions pas assez claires. Si votre collaborateur vous oppose un manque de communication, sachez l’écouter et vous remettre vous aussi en question. Et n’oubliez jamais que l’autorité est naturelle, elle ne se décrète pas. Plus vous saurez faire passer des messages à la fois fermes et bienveillants, plus vous saurez vous faire entendre et respecter. A bon entendeur…

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