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Dématérialisation : choisir les technologies les plus adaptées à votre entreprise

Entreprendre.fr

Il est conseillé aux entreprises de sélectionner une solution de dématérialisation adaptée à ses besoins et à son environnement, plutôt que d'adapter ses processus métiers aux applications des fournisseurs.

Plusieurs étapes sont à prévoir dans la mise  en oeuvre d’un projet de dématérialisation :  étude des besoins, rédaction d’un cahier des  charges, choix d’un prestataire, installation  technique, accompagnement à la conduite du  changement… A réaliser toutes ou en partie  selon les besoins.   

 

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Pour choisir des solutions technologiques  appropriées, il est important de réfléchir aux  changements que la dématérialisation va  engendrer sur l’organisation et sur les méthodes  de travail. Il faut garder aussi à l’esprit que  la réussite du projet ne dépend pas que du  seul outil informatique et de ses capacités  mais aussi des collaborateurs et de l’organisation.


Dématérialisation : avant tout, se poser les bonnes questions 

Se poser les bonnes questions permet de faire  un premier tri au niveau des prestataires  comme des solutions technologiques.  Quels flux souhaitez-vous dématérialiser ?  Uniquement les factures fournisseurs, les  moyens de paiements, les archives ou bien  toute la chaine des documents entrants et  sortants.

 

Quel volume de documents traitez- vous par  an ? Certains outils affichent des capacités  de traitement de plusieurs millions de  documents, d’autres 100 000. 

 

Quel budget est alloué au processus ? Le SaaS  est souvent une solution économique, mais  un service d’externalisation des processus de  gestion peut s’avérer aussi intéressant. 

 

Y a-t-il un cadre juridique spécifique (secteur  médical, industrie…) ? Si oui, il est  indispensable de recourir à des applications  garantissant la sécurité et la confidentialité  des documents (horodatage, signature  électronique, identification forte…). 

 

Quels sont les prestataires du secteur ?  Editeurs de logiciels, cabinets de conseils,  tiers archiveurs, intégrateurs/SSII, sociétés de  services… ils sont nombreux à accompagner  les entreprises dans leur projet de  dématérialisation.   

 

Avant de choisir le futur partenaire projet, il faut  s’assurer de plusieurs points : sa solidité, sa stabilité  et son expertise.  Evaluer les solutions technologiques  Devant la multiplicité et la variété des solutions  technologiques, des critères précis permettent d’évaluer  et de sélectionner les bons produits : 


- Le volume de numérisation ; 
- La capture automatisée des informations et leur traitement  via des technologies reconnues (OCR…) ; 
- La confidentialité et la sécurité (il existe des normes  et des labels français et internationaux) ; 
- La facilité de déploiement de la solution ; 
- L’interopérabilité : capacité de la solution à  fonctionner avec d’autres produits ou systèmes  informatiques ; 
- La palette de fonctionnalités disponibles ; 

- La gamme des services annexes (conseil, installation,  formation, accompagnement…).   


Organiser la conduite  du changement

C’est un facteur-clé pour assurer la  réussite du projet de dématérialisation.  La conduite du changement se résume  en trois mots : informer, former et  accompagner.  Elle permet d’impliquer tous les  collaborateurs et de faciliter  l’intégration de nouveaux outils, de  nouvelles pratiques.

 

Il est important  de prévoir des réunions et des temps  d’échanges pour parler des  changements à venir, mais aussi des  temps de formation et d’accompagnement  pour que les nouveaux  outils ne soient pas une difficulté  pour les collaborateurs, mais qu’ils  optimisent bel et bien la productivité  de l’entreprise ou de la collectivité.   

 

 

 

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