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Dirigeants d'entreprise : contrôlez les comptes pour mieux maîtriser les charges

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L’une des tâches les importantes consiste à contrôler les comptes de l'entreprise. L’objectif de cette démarche est de produire une comptabilité de qualité et d’aboutir à la présentation d’états financiers (bilan, compte de résultat et annexe) réguliers, donnant une image fidèle du patrimoine de l’entreprise et de son résultat.

 

Contrôler les comptes revient à effectuer un certain nombre de vérifications et de travaux sur l'ensemble des comptes utilisés pendant l’exercice. Il s’agit d’analyser et de justifier non seulement les comptes mouvementés au cours d'une période mais aussi ceux qui présentent un solde «à-nouveaux» issu de l’exercice comptable précédent et qui ont été repris. Au sens large, le contrôle des comptes est inclus dans le processus de révision des comptes.

 

Quand faut-il contrôler les comptes ?
Le cas occasionnant le plus fréquemment un contrôle des comptes est évidemment celui de la clôture de l’exercice, au moment de l'établissement du bilan comptable.

 

A cette occasion, le contrôle des comptes est indispensable. Pour autant, il est souvent souhaitable de ne pas attendre la date de clôture, et de mener des travaux de contrôle de comptes tout au long de l’année, notamment en réalisant une situation comptable intermédiaire.

 

Cela permet de ne pas être submergé à l’approche de la date de clôture annuelle. Enfin, dans certains cas, les comptes doivent être contrôlés sous l’effet d’une disposition (fiscale). C’est le cas, par exemple, lorsqu'aucun exercice comptable n’est clos au cours d’une année.

 

Qui contrôle les comptes ?
En général, le dirigeant, qu'il soit chef d’entreprise, gérant, président, le directeur général…, assisté le cas échéant par un comptable ou un DAF (Directeur administratif et financier). Il est également possible de déléguer ces travaux à un expert-comptable dont l’étendue de la mission dépend des besoins de l’entreprise. Cette délégation est ajustable se matérialise par une lettre de mission.

 

Comment contrôler les comptes ?
Il convient de souligner qu’un contrôle des comptes ne peut être efficace que si la saisie comptable a été effectuée avec sérieux et que tous les mouvements affectant l’entreprise ont bien été traduits dans les comptes. Le caractère exhaustif des comptes doit être assuré. Cela revient à bien saisir ses factures et son relevé bancaire, de classer et numéroter les pièces comptables, de bien utiliser les comptes auxiliaires clients et fournisseurs. 

 

Par ailleurs, le contrôle des comptes implique que toutes les écritures d’inventaires aient bien été comptabilisées et donc que les travaux de préparation du bilan aient bien été effectués en amont (inventaire des immobilisations, inventaire des stocks, ajustement de certains postes du bilan et du compte de résultat, calcul et enregistrement des différents impôts et taxes...).

 

Identifier les opérations formant le solde des comptes. Contrôler les comptes revient d’abord à identifier tous les mouvements comptables (débit et/ou crédit) qui contribuent à former le solde. A l’issue de l’opération, celui-ci est décomposé en éléments clairement identifiables (comptes fournisseurs, comptes clients, factures non réglées..).

 

En pratique, la justification des soldes des comptes est assez simple puisque la plupart des logiciels de comptabilité permettent d’éditer des extraits de comptes faisant ressortir immédiatement la composition du compte (cela implique toutefois que l’entreprise ait procédé à un lettrage au préalable, manipulation qui ne peut être effectuée que sur certains comptes (comptes de tiers clients/fournisseurs, comptes de personnel). Mais identifier la composition du solde d’un compte n’est pas suffisant, encore faut-il le rapprocher de ses éléments justificatifs.

 

Rapprocher chaque opération de sa pièce justificative. Il s’agit notamment pour les documents externes des factures (immobilisations, biens ou services), des extraits de comptes obtenus de la part de tiers (fournisseurs, organismes sociaux, État), des tableaux d’amortissement de prêts émanant des banques ou des échéanciers de crédit-bail et de location longue durée, des relevés bancaires ; pour les documents internes des factures émises par l’entreprise à l’intention de ses clients, des déclarations aux organismes fiscaux et sociaux (TVA, CVAE, Impôt sur les sociétés...), des procès verbaux ayant une incidence sur les comptes de l’entreprise (PV d’approbation des comptes annuels de l’exercice précédent, PV d’augmentation ou de réduction du capital...), de l’inventaire des immobilisations, de l’inventaire des stocks en unité et en valeur (ou les en-cours).

 

S’assurer de la bonne imputation comptable des opérations. Toutes les opérations qui affectent le patrimoine de l’entreprise ou son résultat sont enregistrées dans les comptes. L’enjeu ici est de vérifier leur imputation comptable, c’est-à-dire de s’assurer que le compte utilisé par l’entreprise est le bon (ou, autrement dit, qu’il traduise correctement l’effet de l’opération).
Contrôler les comptes consiste à analyser la formation des soldes des comptes comptables et à les justifier en les rapprochant de leurs pièces justificatives.

 


Vérifier la réalité de certains postes
La substance de certains biens présents dans les comptes de l’entreprise peut être vérifiée. Il s’agit, par exemple, de s’assurer que :

 

- les immobilisations présentes dans l’inventaire sont toujours présentes dans l’entreprise (observation physique),

- les espèces figurant dans le compte caisse existe bel et bien (comptage),

- les stocks sont physiquement présents dans l’entreprise.

 

Enfin, la réalité de certaines opérations peut être vérifiée en analysant leur dénouement sur l’exercice suivant (paiements des factures fournisseurs, encaissements des factures clients, règlement des salaires...). Il est d’usage d’insérer, par exemple, dans le dossier de travail comptable annuel un extrait des comptes fournisseurs non lettrés postérieurement à la date de clôture tenant compte des règlements intervenus entre temps afin de vérifier que toutes les factures ont bien été soldées.

 

Les principaux leviers de la rentabilité

Pour rester solvables en toutes circonstances, les entreprises doivent être plus que jamais attentives à leur budget annuel et à la maîtrise des coûts. Ainsi, il existe quelques méthodes simples pour améliorer la gestion financière.

 

Les leviers de la rentabilité

Augmenter sa rentabilité passe par l'augmentation qualitative de son CA, la diminution des charges,, l'optimisation de son organisation.

 

1. Augmenter qualitativement son CA passe d'abord par sa fiabilisation, en s'assurant notamment que toutes les prestations ont bien été facturées. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place place des procédures et des contrôles clés :

- formaliser le flux d’information entres les services (la vie d’une commande, d’un dossier client…) ;

- réaliser des clôtures trimestrielles et idéalement mensuelles ;

- utiliser des solutions informatiques adaptées (ERP ou progiciel qui permet de sécuriser le flux, notamment devis, commande, fabrication, livraison, suivi des prestations, facturation

 

Ensuite, optimiser son CA sans augmenter son volume d’affaires passe par l'analyse des prix de vente en fonction de l’offre, du marché et des concurrents :

- en segmentant son offre commerciale par typologie de client ;

- en innovant et en ajoutant de nouveaux services ; en facturant des frais supplémentaires, non inclus dans les prix de revient, justifiés et expliqués aux clients.

 

2. Réduire ses coûts passe par l'optimisation les achats, qu'il s'agisse de matières premières et/ou de prestations de sous-traitance en mettant en place :

 

- des appels d’offre pour tous les achats récurrents dépassant un certain volume ;

- une grille d’analyse (prix, qualité, délai) ;

- une consultation systématique de plusieurs fournisseurs pour tout nouveau produit et/ou service ;

- une cellule de veille sur les nouveaux procédés, les nouveaux fournisseurs… ;

- un contrôle des stocks ;

- une gestion des entrées et sorties en temps réel ;

- des inventaires tournants.

 

En outre, il est également possible de réduire les frais fixes par la mise en concurrence des fournisseurs (opérateurs téléphoniques, dénergie…), la révision des contrats d’entretien matériel, véhicule et les contrats de maintenance informatique tous les 2 ans, l'étude des contrats de location (parc informatique, photocopieurs) versus achats, la renégociation des contrats d’assurance régulièrement en s’assurant qu’ils sont à jour.

 

3. Optimiser son organisation s'effectue par une gestion de la productivité et des ressources humaines. Pour cela, il faut :

 

- analyser les compétences et développer la polyvalence ;

- analyser les composantes de la masse salariale, notamment en déterminant les fonctions externalisables ;

- gérer les baisses et pics d’activités ponctuels, soit par l’intérim, soit par un aménagement du temps de travail ;

- analyser le circuit de l’information, les activités redondantes ou les pertes d’information, les ressaisies manuelles ou la non exploitation des données.

 

De même, il est promordiale de maitriser sa production industrielle ou ses prestations de service, en :

 

- gérant le planning de commandes, les délais de fabrication, les délais de livraison ;

- contrôlant la productivité des machines pour les produits industriels ou le nombre de jours/hommes pour les services ;

- en mesurant la qualité produit/service (analyse des réclamations clients, retour marchandises, des délais des projets réalisés par rapport au délai prévu...)

 

Gestion de la masse salariale

La gestion de la masse salariale de l’entreprise est une préoccupation majeures des entrepreneurs car elle constitue généralement un gros poste de dépenses. La masse salariale représente le cumul des rémunérations brutes des salariés de l’entreprise, correspondant aux salaires et primes des salariés au cours de l’exercice.

 

On retrouve le montant de la masse salariale sur le journal de paie global de l’exercice comptable concerné ou dans le compte de résultat annuel. Le montant de la masse salariale est la résultante du nombre de salarié employés dans l’entreprise et de la politique de rémunération pratiquée. Il convient de suivre attentivement ce poste de dépenses qui peut impacter la rentabilité de l’entreprise. Attribuer la bonne rémunération à un salarié consiste donc à :

 

- proposer un montant intéressant pour l’entreprise si on le compare au chiffre d’affaires, à la marge ou au résultat supplémentaires générés grâce à l’embauche,

- fixer un montant qui convienne au salarié. Une entreprise qui ne paie pas assez ne parvient quasiment pas à engager du personnel qualifié ou à le retenir,

- décomposer une partie de la rémunération en élément variable, dans un souci de flexibilité au cas où la conjoncture deviendrait compliquée ou si le salarié n’a pas effectué son travail correctement,

- être cohérent avec les salaires moyens des autres salariés à niveau équivalent.

 

Piloter efficacement la masse salariale, un mixe entre gestion financière et gestion de personnel, consiste ainsi à trouver le juste milieu entre deux éléments :

 

- parvenir à satisfaire financièrement ses salariés, donc à les retenir et à les motiver,

- faire en sorte que le poids de la masse salariale soit conforme à son secteur d’activité et permette de prospérer.

 

Connaitre sa masse salariale et notamment son poids par rapport au chiffre d’affaires est un précieux indicateur de pilotage pour le chef d’entreprise. Cela permet :

 

- de se situer par rapport à ses principaux concurrents,

- de vérifier que le ration masse salariale/chiffre d’affaires est conforme aux statistiques du secteur,

- de fixer des objectifs financiers aux nouveaux embauchés.

 

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