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Nos journées de 24h sont bien souvent trop courtes pour accomplir tout ce que nous avons (ou voulons) faire. Mais le temps n’est pas extensible… Pour ne pas se laisser déborder, la seule solution est d’être le mieux organisé possible. Voici quelques pistes à suivre proposées par nos experts.
Dans sa vie personnelle et professionnelle, savoir s’organiser, gérer ses missions et optimiser son temps sont des missions indispensables pour gagner en efficacité au quotidien.
Un pari impossible ?
Être plus efficace et plus détendu, avancer dans ses projets professionnels tout en ayant du temps pour soi et pour les êtres qui nous sont chers, jouir des plaisirs de la vie tout en remplissant ses obligations… Le secret ? Simplifier sa vie, se fixer moins d’objectifs et obtenir plus de résultats.
Pour y arriver, voici quelques astuces à suivre :
– Toujours préparer sa journée du lendemain
– Planifier et tenir un agenda ou un calendrier au quotidien
– Faire des listes de tâches chaque jour
– Ne pas se fixer d’objectif exagéré
– Partager ou déléguer les tâches à accomplir
– Se faire aider
– Aller à l’essentiel et dégager le superflu.
L’art d’aller à l’essentiel
Aller à l’essentiel est un art de vivre qui vous transmet le pouvoir d’une vie simplifiée. En apprenant à identifier les choses indispensables de votre vie et à sélectionner le nécessaire, vous déplacerez des montagnes. Pour de faire, vous devez :
– Réévaluer vos objectifs au fur et à mesure que les priorités changent,
– Vous débarrasser du sentiment d’être débordé, anxieux, stressé, impuissant…,
– Faire régulièrement le tri chez soi et au bureau,
– Bien ranger ses affaires comme ses dossiers,
– Planifier et matérialiser vos projets,
– Accepter de ne pas pouvoir tout faire en même temps,
– Accepter de déléguer s’il le faut.
Pour aider à bien gérer son emploi du temps, il existe pléthore d’outils. Nombre d’entre eux sont sans doute précieux mais ils peuvent également s’avérer contre-productifs si l’on en abuse, c’est le cas notamment de toutes les NTIC. Consulter et actualiser sans cesse une multiplicité de calendriers, listes et applications peut prendre davantage de temps que mener à bien la tâche elle-même.
Recourir à outrance à ces outils (e-mails, sms, réseaux sociaux, mobiles…), c’est aussi accentuer son sentiment d’insatisfaction à l’égard du travail non accompli.
La méthode GTD
Vous croulez sous vos listes de tâches au travail et à la maison ? La méthode GTD (Getting Things Done, d’après le titre américain du livre) ou l’art de l’efficacité sans le stress est une méthode qui permet d’accroître vos capacités d’organisation, votre efficacité et votre créativité sans multiplier vos efforts.
Déjà appliquée dans les plus grandes entreprises internationales, elle peut transformer radicalement votre manière de vivre et de travailler. Son principe : votre efficacité est directement proportionnelle à votre capacité à vous détendre. Si votre esprit est clair et vos idées organisées, vous pouvez améliorer vos performances sans subir de stress. A suivre de toute urgence !
Attention aux mails !
La réception de mails et messages en pagaille freinerait la productivité : un salarié français ne passerait que 12 minutes, en moyenne, concentré sur son travail sans être interrompu par un courriel ou un SMS, selon une enquête menée par Sciforma.
Des études ont donc vu le jour sur l’impact des e-mails sur la production de stress dans le milieu professionnel. Le premier résultat démontre un lien de dépendance de l’utilisateur à sa boîte de messagerie électronique. Selon des chercheurs des universités de Glasgow et Paisley, il n’y aurait que 38% des travailleurs qui seraient capables d’attendre 24 heures avant de répondre à un message électronique.
En moyenne, le salarié consulte une fois toute les quinze minutes son interface de messagerie, mais cela peut facilement monter « jusqu’à quarante fois par heure ». « Les e-mails représentent la principale source de problèmes dans nos vies professionnelles », décrypte Karen Renaud, du département de science informatique de la Glasgow University.
Une « infobésité » croissante
Le développement des nouvelles technologies et l’infobésité croissante ont profondément modifié nos comportements au sein de l’entreprise ainsi que notre rapport au temps. Tous les salariés, en particulier les cadres, sont aujourd’hui littéralement submergés, inondés sous les emails qu’ils ne parviennent plus à maîtriser.
Pour tenter de faire face, ils consacrent un temps de plus en plus important à trier et traiter leur messagerie, en arrivant de plus en plus tôt le matin ou en partant de plus en plus tard le soir, voire en les traitant chez eux avant de partir au travail ou le dimanche soir pour bien démarrer la semaine.
Ces nouveaux comportements, cumulés à l’effacement des frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle avec l’usage presque généralisé des smartphones, génèrent ce que l’on nomme aujourd’hui le technostress : une pression croissante, ininterrompue et un sentiment continu d’urgence pouvant conduire jusqu’à l’épuisement professionnel.
Face à ce défi majeur en termes de qualité de vie au travail, de nombreuses entreprises se sont organisées en menant une réflexion collective sur l’usage des TIC et leurs modes de communication en interne et en externe, et en adoptant le plus souvent une « Charte d’utilisation des outils informatiques et nomades ».
Du bon usage des smartphones & réseaux sociaux
Ne vous laissez plus envahir par votre téléphone : sachez le gérer au mieux. Il existe des solutions techniques pour filtrer vos appels (convergence fixe mobile, renvoi d’appel…). Quelques principes de gestion faciles à mettre en pratique, peuvent également vous aider à mieux gérer vos télécommunications.
– Diffusez votre numéro à bon escient
– Identifiez les appels reçus.
Vous pouvez choisir de cloisonner sphère privée et sphère professionnelle à travers un double équipement : un numéro pro et un numéro perso. Il existe par exemple des mobiles « Dual Sim », comprenant deux cartes SIM pour un même portable, une SIM pro et une SIM perso.
Chaque carte SIM étant associée à un numéro de téléphone, vous savez d’emblée si l’appel concerne votre activité professionnelle ou votre vie personnelle. Si vous désirez n’avoir qu’un seul numéro, les téléphones actuels vous permettent d’attribuer une sonnerie à chaque type de contacts. Vous identifierez ainsi les appels pro vs perso et pourrez prioriser la prise d’appel.
