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Notes de frais : quelles limites ?

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Les notes de frais font partie de la vie des entreprises. Les managers et les commerciaux sont les premiers concernés par cette procédure, parfois assez lourde. Mais là encore, dans ce processus qui reste très administratif, mieux vaut être le mieux informé possible pour ne pas dépasser le cadre fixé par la législation.

Les frais sont nécessaires à la vie d’une entreprise, et il est normal qu’ils soient remboursés, dans la mesure où ils sont reliés à l’activité, et en proportion avec celle-ci. De plus, ces frais n’existent que s’ils sont validés par des justificatifs, absolument indispensables.

 

Des justificatifs qui posent souvent problème, car incomplets, perdus, oubliés en particulier chez les commerciaux de terrain qui ont parfois un peu de mal avec cet aspect de leur travail. D’où l’existence nécessaire d’un service ou d’une personne chargée de vérifier les procédures, les notes, et de les contrôler avant de les transmettre en comptabilité.

 

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Trois systèmes existent pour les remboursements de frais professionnels :

 

1. Le remboursement des frais réellement engagés.  Il s’agit tout simplement de rembourser les montants réels dépensés sur présentation de la facture : tickets de péage, de parking, de restaurant, etc.

 

2. Le remboursement des frais de manière forfaitaire.  Le remboursement se fait sur la base d’un forfait, celui-ci étant basé sur le barème de l’Urssaf dans les catégories nourriture, véhicule, logement ou NTIC.

 

3. La déduction supplémentaire pour frais professionnels.  Elle est possible et surtout utilisée dans certains cas bien spécifiques comme les gérants majoritaires de SARL non-salariés. Elle est également plafonnée à 7 600 euros par an.

 

Notes de frais : des règles bien précises

Il existe quelques règles à respecter sur les frais les plus courants si l’on ne veut pas se faire taper sur les doigts lors d’un contrôle de la part de l’administration fiscale. Ainsi :

- Note de restaurant : le nom des participants doit figurer ainsi que le motif de l’invitation.

- Un remboursement de nuit d’hôtel doit être justifié par un éloignement minimal du domicile de 50 kilomètres. Si ce n’est pas le cas, il faut pouvoir justifier du fait qu’il est impossible de rentrer chez soi en moins de 1h30.

 - Dans le cas de remboursement d’indemnité kilométrique, il convient de noter le motif du déplacement, son lieu, le kilométrage et la puissance fiscale du véhicule utilisé.

- Les frais de trajets domicile-travail quotidiens ne peuvent faire l’objet d’une note de frais.

 

Notes de frais : quelle fiscalité ?

- Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

- Les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et si ils sont justifiés. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

- Les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

- Pour le bénéficiaire du remboursement de frais, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu.

 

Notes de frais : des limites à ne pas dépasser

Les contrôleurs de l’Urssaf sont particulièrement pointilleux sur les notes de frais qu’ils ont tendance à scruter à la loupe. Les amendes portent sur des justifications insuffisantes (d’où la nécessité de bien renseigner les éléments demandés sur les notes de frais et de les contrôler en amont) et les dépassements de limite d’exonération.

 

Cela donne lieu à une requalification des frais en avantages en nature. Pour ce qui est de l’indemnisation au réel, ce sont souvent les pièces justificatives qui manquent ou sont incomplètes. Dans ce cas, le contrôleur officiel peut demander l’équivalent du paiement des cotisations sociales. Ils rapprochent les repas et chambres d’hôtels des lieux de visites et du nombre de kilomètres à effectuer, donc mieux vaut ne pas tricher.

 

L’Urssaf accepte qu’un collaborateur se voit remboursé des frais d’invitation d’un repas ponctuel sans que cela ne soit qualifié fiscalement d’avantage en nature et donc donner lieu à la perception de cotisations sociales. Mais cela ne peut devenir habituel et en tous les cas, la norme veut que le nombre de repas ne dépasse pas cinq par mois.

 

Le plafonnement par l’employeur

Un employeur peut tout à fait décider d’un plafond pour les remboursements de notes de frais par catégorie. Ce plafond peut donner lieu à un accord d’entreprise, ou il est possible de l’inscrire dans le contrat du salarié. 80 euros par exemple par nuit d’hôtel, libre à la personne ensuite de vouloir dépenser plus si elle le souhaite. On parle beaucoup d’abus au niveau des notes de frais, et en effet, certains commerciaux bénéficiaient de bénéfices financiers non négligeables, soit en payant moins que le forfait remboursé de toute façon, soit en truquant quelque peu les factures présentées.

 

Ce phénomène est en nette régression étant donné l’informatisation de tous les commerces dans l’hôtellerie-restauration. Les notes de frais sont une procédure indispensable, et qui demande une grande rigueur. Les limites doivent être clairement posés, car il est assez simple pour un contrôleur fiscal de voir si le système pêche par laxisme. Il est donc important de ne pas dépasser les limites posées par l’administration afin d’éviter une amende qui peut s’avérer difficile à payer pour de petites entreprises.

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