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La transformation numérique des entreprises a fait émerger des métiers tout neufs ou encore en gestation. Parmi eux, l’office manager, un poste clé et extrêmement polyvalent. Explications.
Les annonces de recrutement pour des « office managers » abondent sans que ce terme ne soit toujours nettement défini pour les candidats potentiels. Rien de plus normal : cette fonction rassemble plusieurs compétences et parfois des réalités différentes en fonction des entreprises.
Pour faire simple, l’office manager est un mix entre assistant•e de direction et responsable administratif. En bref, une sorte de personne à tout faire qui parvient à gérer les tâches administratives de tous ordres, dans les domaines comptable, juridique, ou RH, sans oublier la communication, et doté•e d’un sens de la confidentialité à toute épreuve.
Différentes appellations
Certaines sociétés gardent des appellations plus traditionnelles. Ainsi, l’assistante de direction ou le responsable des services généraux sont souvent des Offices managers qui s’ignorent.
Dans les TPE, il arrive fréquemment que l’Office manager soit le dirigeant lui-même. La fonction est quasiment toujours rattachée à la direction générale ou au dirigeant de l’entreprise.
Le poste recouvre des tâches variées, et exige de multiples qualités, comme de savoir s’adresser tant aux fournisseurs qu’au personnel ou à la direction. Dans une plus grande structure, la mission peut être assimilée à celle d’un directeur administratif.
Un pivot essentiel dans l’entreprise
De par ses particularités, ce métier correspond autant, voire plus, à une personnalité qu’à une formation en particulier. Chaque jour est différent, ce qui demande une souplesse de caractère qui n’est pas évidente pour tout un chacun. Cette fonction pivot est un atout essentiel pour l’entreprise.
Un point primordial afin de s’y épanouir est de travailler avec un dirigeant dont le style de management convient afin d’établir une relation de confiance indispensable.
Portrait robot d’un poste clé
L’étude 2018 « Office Manager Superstar » permet de dégager différents enseignements sur ce poste stratégique au sein des entreprises d’aujourd’hui et de demain :
> L’office manager est une femme
Rien d’étonnant à cela si l’on considère que certains définissent parfois ce métier comme celui de « super assistant(e) ». 93% des office managers (OM) sondés sont donc des femmes.
> Une externalisation encore timide
La plupart des OM travaillent pour une seule entreprise, mais 14% disposent d’un statut d’indépendant et offrent leurs services à plusieurs sociétés ; une solution qui fait peu à peu son chemin.
> Les recruteurs sont des TPE-PME
La majorité des répondants travaille dans une entreprise de moins de 50 salariés, en particulier dans le domaine de la Tech et des services. Un job parfaitement adapté pour les start-ups.
> Un métier nouveau et difficile
La plupart des office managers ne sont pas en poste depuis longtemps, et doivent maîtriser de nombreuses qualités différentes : polyvalence, adaptation, autonomie, confidentialité, sens des priorités, diplomatie, réactivité…
Un baromètre de l’entreprise
L’office manager est une fonction support qui détermine souvent l’ambiance, voire la motivation de l’équipe, car elle est en contact avec tous les salariés et la direction. Sa motivation au quotidien résulte comme souvent des bonnes relations et de la reconnaissance que lui apporte son supérieur hiérarchique.
On rapproche d’ailleurs souvent la mission d’office manager de celle de chief happiness officer. Dans les start-up, il arrive fréquemment que les deux missions soient conjuguées en un seul poste.
Bonjour,
Merciii pour cet article tellement proche de la réalité du terrain.
Vous parlez des différentes appellations : oh que oui elles sont toujours différentes ! La preuve : + de 200 dénominations sont répertoriées dans les métiers de l’assistanat et du secrétariat (source : Observatoire métiers de la FFMAS – Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat – https://www.ffmas.com)
Vous dites : « Certaines sociétés gardent des appellations plus traditionnelles. Ainsi, l’assistante de direction ou le responsable des services généraux sont souvent des Offices managers qui s’ignorent. » =
c’est évident et cela existe depuis des années ! J’aime à décrire les assistants/secrétaires comme des caméléons et des pieuvres ; cela veut tout dire quant à l’importance de ces métiers dans le bon fonctionnement des organisations (publiques, privées ou associatives). Et cependant ces rôles primordiaux pour la création de la valeur ajoutée et la pérennité de ces organisations sont trop souvent minorés, mal rémunérés.
La dénomination d’office manager permettra-t-elle une évolution, sinon une e-révolution de nos métiers ? Rien de moins sûr si les fiches de poste n’évoluent pas, ne sont pas réécrites, si les grilles de salaires ne bougent pas… A retenir : + de 3 millions de professionnels « administratifs » sont quand même concernés ! A suivre…
Annie GONOD Expert métier auprès de l’Observatoire métiers de la FFMAS