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Comment réussir une réunion créative efficace

Entreprendre.fr

Inévitable lorsque l'on dirige une entreprise ou une équipe, la réunion créative est souvent stérile. Pourtant, l’exercice reste nécessaire pour transmettre une direction, expliquer un processus, obtenir les information et l’opinion des collaborateurs… Pour éviter de perdre son temps, voici les moyens simples de parvenir à une réunion efficace, tout en encourageant la collaboration et en éliminant les jugements péremptoires.

 

Beaucoup oublient que la clé d’une réunion créative réussie réside dans la quantité. Une réunion est bien souvent la première étape de l’élaboration d’un nouveau projet, il est donc important d’être ouvert à toutes les idées et toutes les directions possibles. Les difficultés commencent lorsque les membres de l’équipe révèlent les idées qu’ils pensent être bonnes et taisent celles qui le sont moins, de peur d’être jugés et déconsidérés.

 

Second point d'achoppement : l'idée reçue qu'une réunion ne peut être menée que d’une seule façon : une discussion ouverte rassemblant toute une équipe. Cette méthode n’est pas nécessairement mauvaise, mais elle peut mener à des phénomènes sociaux largement sous-estimés qui peuvent contribuer à faire capoter la session.

 

Ainsi, quelques personnes seulement monopolisent en général entre 60 et 75% du temps de parole. Ce phénomène empêche inévitablement de nouvelles idées d’émerger.

 

Les avantages d’une réflexion de groupe

La réunion de génération d'idées est une façon de résoudre des problèmes en organisant une discussion de groupe et en collectant les informations qui en résultent via «une participation spontanée et non guidée».

 

C’est une technique qui a fait ses preuves, spécialement par exemple au cours de l’élaboration d’un nouveau produit ou service, ou lorsqu’une entreprise entame une nouvelle étape de son développement, afin de rassembler un large éventail de points de vue différents. En outre, c’est un moyen rapide de générer un grand nombre d’idées et de suggestions. Au lieu d’une ou deux idées de base, une réflexion en groupe peut en augmenter le nombre de façon exponentielle.

 

 

1. L'écriture «cérébrale»

 

Le principe général de cette technique est de séparer la génération d’idées de la discussion. Le responsable partage le sujet avec l’équipe, et ses membres indiquent individuellement leurs propres idées. Cela encourage chacun à partager ses propres idées. Cette technique donne également à chacun plus de temps pour réfléchir à ses idées, ce qui est particulièrement utile pour les participants introvertis.

 

En incitant les membres de l'équipe à réfléchir individuellement à leurs idées, déconnectés de toute distraction et de l’opinion des autres, de nouveaux concepts apparaissent, qui n’auraient pas fait surface autrement. Cela génère souvent plus d’idées originales que lorsque les membres du groupe sont tous ensemble à réfléchir.

 

 

2. Changer de point de vue

 

N’avez-vous jamais imaginé comment quelqu’un d’autre aurait géré une situation ? Ou ce qu’il aurait dit à propos d’un sujet particulier ?

 

Réfléchir à la place d’un autre est une technique basée sur ce principe. Se mettre dans les chaussures de quelqu’un d’autre place l’équipe dans une nouvelle perspective pouvant faire émerger des idées neuves. Cette technique fonctionne idéalement lorsque l'équipe a tendance à avancer les mêmes idées pour des projets répétitifs.

 

Lorsque l'on réfléchit en groupe sur des questions qui tournent autour des actions possibles d’une tierce personne, on libère des idées qui ne sont pas limitées aux participants. C’est un de ces exercices en équipe qui donne à chacun un point de vue différent.

 

 

3. Générer des idées dans un temps limité

 

Parfois, fixer une durée limitée peut aider à générer un grand nombre d’idées originales, car personne n’a le temps de filtrer ou de réfléchir trop longtemps sur chacune d’elles. Pour cette technique, le responsable doit fournir le contexte au préalable, avec toutes les informations utiles sur le sujet : budget, date limite...

 

Puis un temps limité est fixé à chacun pour noter un nombre maximum de réflexions et d’idées, en utilisant tous les instruments disponibles. Ainsi, les participants n’ont pas la possibilité de filtrer ou de hiérarchiser leurs idées. L'avantage de ce type de réunion est qu’elle est complètement personnalisable pour répondre aux besoins de l’équipe et du projet. Plusieurs instruments différents peuvent ainsi être utilisés : papier et crayon, tableau blanc, post-its…

 

La durée limite de la session peut aller de 5 à 45 minutes, selon la complexité du sujet. À utiliser avec une équipe qui a tendance à se disperser, ou lorsque les sessions prennent fréquemment plus de temps que prévu. En effet, même si la réunion créative est la meilleure technique pour développer de nouvelles idées et amener ses collaborateurs à réfléchir ensemble sur de nouveaux concepts et de nouvelles solutions, il existe une vraie tentation à réfléchir trop longtemps et à bloquer sur des détails.

 

C’est précisément le danger que cette technique de génération d’idées en temps limité peut résoudre.

 

 

4. Se mettre en cercle

 

En préambule, il faut disposer les membres de l’équipe en cercle. Une fois le sujet exposé, chaque personne fournit à tour de rôle une nouvelle idée jusqu’à l’achèvement d’un tour de cercle. Simultanément, l’animateur enregistre chaque idée afin que toutes puissent être discutées ensemble dans un second temps.

 

Attention à ne pas évaluer l’ensemble des idées ou suggestions avant que chacun ait eu l’opportunité d’énoncer la sienne. Cette technique est appropriée lorsque certains collaborateurs ont tendance à rester silencieux et à ne pas participer car elle oblige chacun à s’exprimer. Il est toutefois nécessaire d'accorder la même importance à chaque idée. Et lorsqu'un participant déclare «x a déjà mentionné mon idée», il suffit de revenir vers elle par la suite, ce qui lui donne le temps de réfléchir à une nouvelle idée.

 

 

5. Former une étoile

 

Cette technique se concentre sur l’énoncé de questions plutôt que de réponses. Elle demande à chaque membre de l’équipe d’énoncer un nombre maximum de questions qui leur viennent à l’esprit liées au sujet traité. Un moyen simple d’entamer une session de ce type peut être de lister toutes les questions commençant par qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi.

 

Cette méthode permet de vérifier que tous les aspects d’un projet ont été correctement couverts avant que son exécution ne commence. Elle est adaptée aux équipes qui ont tendance à s’attarder et à perdre du temps sur certains aspects d’un projet, et se retrouvent contraints de bâcler les autres à la dernière minute.

 

Les réunions centrées sur les questions ont également l’avantage pour le manager de générer une source de contenus pour un usage ultérieur.

 

 

6. La technique de l’escabeau

 

Cette technique encourage chaque collaborateur à contribuer individuellement avant d’être influencé par tous les autres. Au départ de la session, le manager partage le sujet ou la question avec l’ensemble du groupe. Tout le monde quitte la pièce sauf 2 membres de l’équipe.

 

Ceux-ci discutent alors du sujet et de leurs propres idées. Puis un membre supplémentaire pénètre dans la pièce. Il énonce ses propres idées avant que les membres déjà présents ne discutent des leurs. Ce cycle se répète jusqu’à ce que tous les membres de l’équipe aient rejoint la pièce.

 

Cette technique est appropriée pour des équipes réduites et facilement influencées par les idées d’un ou deux membres seulement, ce qui conduit au phénomène de la pensée de groupe. Elle encourage également les éléments les plus silencieux à s’exprimer sans être intimidés par une salle pleine de monde.

 

 

Astuces pour vos prochaines sessions

- Déterminez clairement les objectifs de la session dès le départ. Qu’essayez-vous de trouver ou de résoudre ? De quelles contraintes devez-vous tenir compte ?

- Comme pour d’autres techniques de travail collaboratif, laissez à chacun son mot à dire. Équilibrez la session de sorte que les personnes les plus introverties obtiennent le même temps de parole que celles qui ont tendance à dominer les discussions.

- Évitez le risque de monopolisation du temps de parole en laissant dans un premier temps chaque participant générer ses propres idées, avant de se confronter aux autres pour en discuter.

- Privilégiez dès le départ la quantité à la qualité pour les idées et suggestions collectées.

 

Se réunir en ligne

Aujourd’hui, les équipes virtuelles se multiplient dans les entreprises quel que soit le secteur. Avec l’évolution des systèmes de messagerie et des outils de travail collaboratif, le travail à distance devient la norme dans de multiples environnements. Mais que se passe-t-il lorsque l’équipe doit se réunir ?

 

S'il est possible d’échanger des idées par e-mail, il est plus difficile d’archiver celles-ci pour une utilisation future. Disposer d’un lieu central en ligne où les membres de l’équipe peuvent collaborer entre eux est crucial pour ces équipes virtuelles. Une solution de stockage dans le cloud ou, mieux encore, un outil de collaboration en ligne est alors la solution.

 

Remerciement à Andrew Filev, CEO de Wrike

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