Par Laurence Nentas, Directrice Marketing & Communication, Toshiba TFIS

Meilleure agilité, gain de temps, optimisation des coûts et des process, productivité des collaborateurs, sécurité renforcée… nombreuses sont les raisons qui poussent les entreprises à se lancer dans une démarche de transformation numérique. Et dans un contexte global de mutations constantes et rapides comme le travail à distance, la dématérialisation est devenue un pilier stratégique permettant de répondre à plusieurs objectifs :

Maîtriser l’information
La dématérialisation permet de suivre en temps réel l’ensemble du cycle de traitement des documents entrants, de leur réception jusqu’à leur traitement, en passant par les étapes d’intégration dans le système de l’entreprise, de validation et d’archivage.

S’adapter aux usages
La dématérialisation s’inscrit dans une évolution naturelle des modes de travail et de traitement des flux de documents, en prenant en compte les exigences et usages des parties prenantes (fournisseurs, clients et collaborateurs).

Renforcer la sécurité
La sécurité du processus de dématérialisation est garantie par des mécanismes de chiffrement, des accès sécurisés aux informations et une traçabilité de toutes les actions.

Elle permet ainsi de réduire les risques de perte de documents, les erreurs manuelles et de garantir l’identité du signataire.

Maîtriser les coûts
Le coût du traitement manuel d’un document est plus élevé que celui d’une copie dématérialisée. En outre, l’automatisation facilite l’utilisation optimale de toutes les ressources, contribuant ainsi à maîtriser les coûts, par exemple de papier, dans une démarche éco-responsable.

Améliorer l’efficacité, et la fluidité des processus
La dématérialisation réduit le poids des processus chronophages et sans valeur ajoutée pour les utilisateurs et l’entreprise (gestion des contrats, vérification des erreurs, recherche de bons de commande…). Elle fluidifie donc les processus qui deviennent plus agiles, avec un gain de temps significatif, puisque ceux-ci s’observent à chaque étape du processus (saisie comptable, rapprochement, règlement et archivage).

La dématérialisation, une transformation qui doit se préparer

Accélérer la dématérialisation des processus documentaires, tout en la maîtrisant, est donc une nécessité. Pour y parvenir, l’entreprise peut entreprendre cette transformation de façon progressive, en faisant évoluer graduellement ses processus clients ou métiers. Cette démarche est souvent amorcée par les factures fournisseurs, pour être ensuite élargie (aux dossiers clients, aux bulletins de paie, etc.). Naturellement, elle implique de former les collaborateurs en amont pour favoriser une adoption des nouveaux outils.

Ceci présente l’avantage de répondre rapidement à un besoin spécifique, avec un budget limité au périmètre couvert, et de pouvoir séquencer dans le temps les étapes de la dématérialisation globale des différents processus de l’entreprise.

Il est important de « piloter » la dématérialisation des processus métiers, en mettant en place des indicateurs de suivi, qui prendront en compte l’existant avant le lancement du projet, qui mesureront l’évolution des progrès réalisés et les compareront avec les objectifs fixés.

 Une démarche qui bénéficie à tous

La dématérialisation s’inscrit dans le projet de transformation numérique des entreprises. Avec les évolutions réglementaires qui s’imposent souvent aux entreprises (RGPD, RSE, loi Pacte…), celle-ci devient même une obligation légale (comme le prélèvement de l’impôt sur le revenu à la source ou encore l’obligation de facturation électronique pour les marchés publics).
De plus, la dématérialisation permet de maîtriser les différentes étapes de traitement du document avec un niveau de conformité et de durabilité : ils sont alors protégés contre la perte ou tout autre incident qui pourrait survenir chez le fournisseur ou le prestataire. Elle facilite également la traçabilité des documents et améliore l’efficacité de l’entreprise et cela sur l’ensemble des services : de la comptabilité aux ressources humaines en passant par le commerce.

Focus sur les avantages de la dématérialisation pour les différents départements d’une entreprise.

Un suivi comptable et financier plus fiable 
Comme le dit l’adage, « Les bons comptes font les bons amis ». Le suivi des finances est évidemment un sujet clé dans une entreprise. En effet, entre les factures clients, les contrats et les documents de trésorerie, le volume de traitement est considérable. Et même pour des professionnels, l’erreur reste humaine. Or les retards de facturation et leurs répercussions sont des manques à gagner non négligeables pour l’entreprise ! Ainsi, la dématérialisation accélère les paiements et permet une réduction des litiges.

Des RH plus centrés sur leur cœur de métier 
Les services relations humaines sont un pilier de l’entreprise. Grâce à la dématérialisation, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier qui est l’humain, et s’appuyer sur des outils types SIRH pour automatiser un certain nombre de tâches et d’en assurer un suivi. De plus, la confiance avec leurs interlocuteurs (collaborateurs ou candidats) est renforcée car les erreurs sont réduites et le gain de temps est prouvé. Par exemple, les fiches de paye sont envoyées en temps et en heure, l’envoi des réponses aux candidatures est personnalisé et automatisé.

Des commerciaux plus efficaces 
La mise en place d’outils de gestion de la relation clients, comme les CRM, permet à l’équipe commerciale de centraliser la base de données clients, de personnaliser les prises de contact, de garder une traçabilité des actions commerciales menées et à venir. Ces outils favorisent la gestion des relations et interactions avec leurs clients ou prospects et assurent un meilleur suivi du dossier client. Ainsi les entreprises peuvent interagir en permanence avec les clients, rationaliser leurs processus et améliorer leur rentabilité.

Des relations professionnelles plus sereines 
Les relations des entreprises avec leurs clients, fournisseurs et prestataires sont primordiales. La dématérialisation des processus permet à chaque professionnel de se concentrer sur son activité et favorise les bonnes relations avec ses partenaires. Le suivi des paiements, des factures et des bons de commandes pour le service achat par exemple est facilité, ce qui confère à l’entreprise une image plus positive, car elle est plus fiable.

La dématérialisation permet de maitriser en temps réel l’information en passant par toutes les étapes de traitement, classement et validation des documents. Elle permet aux entreprises de s’adapter à l’évolution naturelle des modes de travail et de traitement des flux de documents, de renforcer la sécurité en réduisant le taux d’erreurs et d’assurer la conformité réglementaire.
Les processus ainsi maitrisés deviennent plus agiles avec un gain de temps et de coûts significatifs.