A la suite de votre processus de recrutement, vous avez trouvé votre collaborateur idéal. Il vous faut maintenant l’embaucher ! Or, embaucher un nouveau salarié est synonyme de formalités administratives. Contrat de travail, déclaration d’embauche du salarié, visite médicale ou encore fiche de paie : pour recruter sereinement, mieux vaut les connaître. Retrouvez dans cet article les principales démarches à accomplir pour finaliser votre recrutement et le sécuriser juridiquement.

1- Embauche d’un salarié : les déclarations administratives

La DPAE (déclaration préalable à l’embauche)

Celle-ci doit être transmise à l’Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole) dont dépend l’établissement où travaille le salarié dans les 8 jours avant son arrivée.

Pour cela, il suffit de vous rendre sur les sites habituels : declaration-embauche.net ; site de l’Urssaf ou de la MSA.

S’il s’agit de votre première embauche, vous devrez tout d’abord créer votre compte employeur sur le site de l’Urssaf, de la MSA ou de declaration-embauche.net.

Une fois la DPAE effectuée, remettez à votre nouveau collaborateur une copie de l’accusé de réception.

Pourquoi devez-vous effectuer une déclaration préalable à l‘embauche ?

• vous immatriculer en tant qu’employeur à la sécurité sociale et immatriculer votre salarié ;
• affilier vos salariés au régime d’assurance chômage ;
• adhérer à un service médical du travail;
• transmettre la liste des salariés embauchés aux organismes sociaux.

Attention, l’absence de DPAE est sanctionnée et peut même constituer un délit de travail dissimulé si celle-ci est intentionnelle.  

La DPAE ne s’applique pas aux conventions de stage.

A noter : la déclaration peut être effectuée via le TESE (titre emploi-services entreprise) destiné à simplifier les formalités sociales liées à l’emploi de salariés.

La déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO)

Si votre entreprise compte 50 salariés au moins, vous devez informer l’administration sociale (Urssaf ou MSA) des recrutements réalisés. Il s’agit de lui transmettre un relevé mensuel des contrats conclus et rompus.

La DMMO s’effectue via la déclaration sociale nominative (DSN).

2- Rédiger le contrat de travail de votre nouvel embauché

Un CDI à temps plein n’a pas l’obligation d’être conclu à l’écrit sauf disposition contraire de la convention collective applicable.

Toutefois, il est vivement recommandé d’en établir un car il permet de préciser les éléments essentiels de votre relation de travail : rémunération, période d’essai, durée du travail, qualification, attributions du salarié, convention collective applicable etc.

Attention, vous avez l’obligation de fournir un contrat de travail écrit et respectant un formalisme bien précis notamment pour :

• CDI à temps partiel ;
• CDD ;
• Contrats d’alternance (contrat de professionnalisation et contrat d’apprentissage).

3- Première embauche : quelles sont vos obligations ?

L’affiliation auprès d’une caisse de retraite 

Si vous vous apprêtez à réaliser votre première embauche, vous devez contacter les caisses de prévoyance afin de les informer de votre volonté de mettre en place la retraite complémentaire.

Vous devez ainsi connaître :

• la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco auprès de laquelle vous devez adhérer,
• le taux de cotisation applicable.

Ces informations sont indispensables pour établir la fiche de paie et pour déclarer votre salarié  DSN.

Vous devrez ensuite affilier chaque nouvel embauché auprès de la caisse de retraite donc dépend votre entreprise.

L’ouverture d’un registre unique du personnel 

Le registre unique du personnel doit être ouvert dès la première embauche, y compris d’un stagiaire.

Ce registre récapitule :

• identification du salarié,
• la date d’embauche
• la date de départ
• le type de contrat de travail.

Ensuite, chaque salarié nouvellement embauché devra y être inscrit. Le registre unique peut être tenu aussi bien de manière dématérialisée ou sur papier.

Information de l’inspection du travail et le SST

Informer l’inspection du travail

En plus de la DPAE, vous devez informer l’inspection du travail de votre première embauche par lettre recommandée avec AR dans les 8 jours suivant celle-ci.

Cette obligation s’applique également :

• en cas de nouvelle embauche dans un établissement qui n’avait plus de salarié depuis au moins 6 mois ;
• en cas de déclaration de modification de votre entreprise : changement d’exploitant, transfert géographique etc.

Adhérer au SST et organiser la visite d’information et de prévention

Lorsque vous prévoyez d‘embaucher, vous devez adhérer à service de santé au travail (SST) pour accomplir vos obligations en matière de visites médicales.

Il vous faudra organiser la visite d’information et de prévention (VIP) de votre salarié dans les 3 mois suivant la prise de poste.  Cette VIP devra avoir lieu pour chaque nouvel embauché.  

4- Fournir une fiche de paie et gérer la DSN

Qui dit embauche d’un collaborateur, dit production d’une fiche de paie ! En effet, vous devez obligatoirement fournir un bulletin de salaire à votre salarié et cela quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, contrat d’alternance etc.)

La fiche de paie récapitule toutes les informations indispensables. En effet, la rémunération que perçoit le salarié n’est pas le salaire brut affiché en haut de bulletin, mais bien le salaire net après prélèvement à la source et déduction des cotisations et contributions sociales. Il existe des simulateurs efficaces pour calculer facilement le salaire de brut en net et vous aider ainsi à fixer la rémunération de vos nouveaux embauchés.

La fiche de paie est remise de manière dématérialisée, sauf désaccord exprès du salarié. Celle-ci, sous format papier ou électronique, doit obligatoirement être conservée 5 ans par l’employeur.

Votre travail ne s’arrête pas là, une fois la fiche de paie remise au salarié, vous devez gérer la déclaration sociale nominative. La DSN est de deux types :

• La DSN mensuelle : reflet de la situation des salariés au moment du traitement de la paie, celle-ci doit être transmise avant le 5 ou le 15 en M+1 selon la situation de l’entreprise.
• La DSN événementielle : permet d’informer les organismes sociaux des événements impactant la paie pouvant être survenus en cours de mois (arrêt de travail, reprise anticipée et fin de contrat de travail). La DSN événementielle est transmise dans les 5 jours de prise en compte en paie d’un événement.

La DSN doit être transmise :

•  entreprise soumise au régime général de sécurité social : net-entreprises.fr 
•  entreprise soumise au régime agricole : via le site web de la Mutualité sociale agricole (MSA) 

Vous êtes maintenant prêt pour accueillir votre nouvel embauché !

Aurore R.