Par Stéphane de Jotemps, VP Sales chez Skillsoft France
Tribune. Les perturbations dues aux cyber-attaques, aux catastrophes naturelles et aux pandémies présentent des risques commerciaux importants pour de nombreuses entreprises s’appuyant sur des réseaux complexes de chaînes d’approvisionnement, de main-d’œuvre délocalisée et de plateformes numériques. Il est essentiel pour la survie de toute entreprise de s’assurer que l’organisation est en mesure de continuer à fonctionner tout en luttant contre un incident perturbateur. Un plan de continuité des activités est un document qui définit la manière dont une entreprise continuera à fonctionner en cas de perturbation importante ; il va au-delà d’un plan de reprise après sinistre et traite des mesures pour chaque secteur de l’entreprise qui pourrait être touché.
Face à un incident, la première étape et l’élément clé du plan est le confinement et la stabilisation. La stabilisation des incidents est l’action entreprise pour empêcher qu’un incident ne prenne de l’ampleur et pour atténuer l’impact potentiel sur la vie, les biens, les opérations et l’environnement. Elle comprend de nombreuses fonctions différentes selon les cas :
- La nature et la localisation de la menace ou du danger
- L’ampleur de l’incident
- Les impacts actuels et potentiels de l’incident
- Les réglementations applicables dictant les exigences minimales de réponse
- Les objectifs de l’organisation
- Les ressources dont dispose l’organisation pour répondre aux incidents
Par exemple, la première étape d’une pandémie peut consister à demander aux employés de travailler à distance pour garantir leur sécurité et celle des autres. Pour que cela soit géré efficacement, un plan de communication doit être mis en place, comprenant les coordonnées des employés et les politiques relatives au télétravail. Les aspects clés de la gestion du travail à distance comprennent non seulement les communications, mais aussi des questions telles que l’accès aux données, le partage et l’interopérabilité des données.
Parmi les autres points importants, on peut citer :
Le personnel essentiel
En général, ces personnes doivent se présenter au bureau physique quelle que soit la situation, les travailleurs de la santé et de la sécurité publique en sont un exemple.
Horaires de travail alternatifs
En cas de limitation du personnel ou pour assurer une certaine flexibilité, l’entreprise doit envisager des horaires de travail alternatifs, notamment le temps partiel, le partage de poste ou de nouveaux horaires qui permettront des heures de travail non traditionnelles afin d’assurer la continuité.
Politique de télétravail
Les modalités d’aménagement par le biais du télétravail doivent être définies à l’avance, dans le cas où les lieux de travail ne sont pas disponibles. En outre, il convient de réfléchir au type d’équipement dont les employés auront besoin pour exécuter leurs tâches essentielles à distance.
Problématiques RH
Définir des plans de recrutement et d’intégration pour permettre des horaires et/ou des missions flexibles. Les organisations doivent également considérer la manière dont les autres fonctions RH essentielles seront exécutées virtuellement. Cela inclut notamment la gestion des questions relatives aux relations de travail ainsi que les engagements pouvant être attendu par les employés ou exigé en vertu des accords de travail.
Gestion financière
Veiller à ce que la paie, la facturation, les paiements et autres fonctions financières essentielles puissent être exécutées si les bureaux physiques ne sont pas disponibles. Cela peut nécessiter des ajustements des politiques informatiques et des solutions de sécurité pour s’assurer que ces systèmes soient accessibles.
Support et gestion clients
Établir des protocoles et des infrastructures pour garantir que les activités de support quotidiennes puissent être maintenues en cas de fermeture du bureau physique. Cela peut impliquer le déplacement du trafic support vers un emplacement alternatif ou l’identification de fournisseurs de services flexibles.
Formation et développement des salariés
Si des évènements ou des ateliers de formation impliquant une présence physique sont prévus, des alternatives virtuelles ou d’auto-apprentissage – de type e-learning par exemple – doivent être envisagées et mises en oeuvre.
En cas de perturbation ou de perte d’un site de production, il convient d’envisager des stratégies d’urgence telles que l’activation de sites de secours et le transfert du personnel vers un autre site disposant d’une capacité supplémentaire et présentant un risque moindre. Donner la priorité aux obligations clients essentielles et prévoir à l’avance les équipements et les stocks critiques afin qu’ils soient disponibles au moment clé.
Enfin, l’impact sur la motivation et la concentration des employés pendant une pandémie ou une autre perturbation peut s’aggraver s’il n’est pas géré de manière appropriée. Pour minimiser cet impact, les entreprises et autres organisations doivent commencer à adopter et à piloter dès maintenant le travail virtuel, la collaboration étendue, les sites alternatifs et d’autres mesures de contingence, afin de ne pas être contraintes à une transition soudaine ou perturbatrice.
Tout cela ne s’improvise pas mais il existe de nombreux moyens de se former et de se préparer pour garantir la pérennité de l’entreprise et de son activité.
