Il est conseillé aux entreprises de sélectionner une solution de dématérialisation adaptée à ses besoins et à son environnement, plutôt que d’adapter ses processus métiers aux applications des fournisseurs.
Plusieurs étapes sont à prévoir dans la mise en oeuvre d’un projet de dématérialisation : étude des besoins, rédaction d’un cahier des charges, choix d’un prestataire, installation technique, accompagnement à la conduite du changement… A réaliser toutes ou en partie selon les besoins.
Pour choisir des solutions technologiques appropriées, il est important de réfléchir aux changements que la dématérialisation va engendrer sur l’organisation et sur les méthodes de travail. Il faut garder aussi à l’esprit que la réussite du projet ne dépend pas que du seul outil informatique et de ses capacités mais aussi des collaborateurs et de l’organisation.
Dématérialisation : avant tout, se poser les bonnes questions
Se poser les bonnes questions permet de faire un premier tri au niveau des prestataires comme des solutions technologiques. Quels flux souhaitez-vous dématérialiser ? Uniquement les factures fournisseurs, les moyens de paiements, les archives ou bien toute la chaine des documents entrants et sortants.
Quel volume de documents traitez- vous par an ? Certains outils affichent des capacités de traitement de plusieurs millions de documents, d’autres 100 000.
Quel budget est alloué au processus ? Le SaaS est souvent une solution économique, mais un service d’externalisation des processus de gestion peut s’avérer aussi intéressant.
Y a-t-il un cadre juridique spécifique (secteur médical, industrie…) ? Si oui, il est indispensable de recourir à des applications garantissant la sécurité et la confidentialité des documents (horodatage, signature électronique, identification forte…).
Quels sont les prestataires du secteur ? Editeurs de logiciels, cabinets de conseils, tiers archiveurs, intégrateurs/SSII, sociétés de services… ils sont nombreux à accompagner les entreprises dans leur projet de dématérialisation.
Avant de choisir le futur partenaire projet, il faut s’assurer de plusieurs points : sa solidité, sa stabilité et son expertise. Evaluer les solutions technologiques Devant la multiplicité et la variété des solutions technologiques, des critères précis permettent d’évaluer et de sélectionner les bons produits :
– Le volume de numérisation ;
– La capture automatisée des informations et leur traitement via des technologies reconnues (OCR…) ;
– La confidentialité et la sécurité (il existe des normes et des labels français et internationaux) ;
– La facilité de déploiement de la solution ;
– L’interopérabilité : capacité de la solution à fonctionner avec d’autres produits ou systèmes informatiques ;
– La palette de fonctionnalités disponibles ;
– La gamme des services annexes (conseil, installation, formation, accompagnement…).
Organiser la conduite du changement
C’est un facteur-clé pour assurer la réussite du projet de dématérialisation. La conduite du changement se résume en trois mots : informer, former et accompagner. Elle permet d’impliquer tous les collaborateurs et de faciliter l’intégration de nouveaux outils, de nouvelles pratiques.
Il est important de prévoir des réunions et des temps d’échanges pour parler des changements à venir, mais aussi des temps de formation et d’accompagnement pour que les nouveaux outils ne soient pas une difficulté pour les collaborateurs, mais qu’ils optimisent bel et bien la productivité de l’entreprise ou de la collectivité.
