Par Karim Jouini, CEO d’Expensya
Selon les données communiquées par l’Insee (Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques) dans sa note de conjoncture, l’inflation grimpera de 7% et atteindra son apogée courant de l’année 2023. La hausse des prix sera due à la fin de la ristourne générale sur le carburant au mois de janvier et par conséquent, la hausse des tarifs du gaz et de l’électricité jusque-là bloqués à 4% pour les particuliers ainsi que les tarifs du gaz gelé.
L’année 2023 s’annonce ardue pour les entreprises en termes de coûts et de budgets mais qu’en est-il des dépenses professionnelles qui concernent directement les salariés ? En effet, à cause de l’inflation, plus du tiers des salariés peinent à avancer leurs frais professionnels.
La difficulté d’avances de frais professionnels aggravées par la flambée inflationniste
80% des cadres français sont habitués aux notes de frais. Dans le contexte actuel, la gestion des dépenses professionnelles s’avère de plus en plus problématique. Plus d’un quart des salariés affirment avoir des difficultés financières suite à des avances de frais professionnels.
Les dépenses professionnelles sont généralement réalisées d’une fois par mois à une fois par semaine. La difficulté à financer soi-même des frais liés à son activité professionnelle concerne majoritairement des jeunes cadres notamment les femmes, une conséquence qui trouve son origine dans l’inégalité persistantes des salaires homme/femme.
Avec la hausse des prix de carburant, les frais correspondants restent un véritable calvaire pour les salariés notamment ceux qui habitent en province. Les professionnels de certains secteurs d’activité sont plus sensibles aux frais liés aux déplacements notamment les secteurs du BTP, du commerce et du transport.
Outre un compte bancaire à découvert et l’attente parfois très longue d’un remboursement, avancer des frais est une réelle charge mentale. Engager son budget personnel lors d’un déplacement ou d’un voyage d’affaire est une contrainte majeure pour les salariés. Comme les démarches de saisie des notes de frais sont souvent chronophages et décourageantes, certains choisissent de renoncer aux remboursements. Ajouté à cela la pression inflationniste actuelle, le pouvoir d’achat risque de baisser davantage.
Comment faire face à l’inflation ?
Pour lutter contre l’inflation, la première chose à faire serait de contrôler sa politique de dépenses professionnelles. Engager une dépense qui ne sera pas remboursée pourrait être très frustrant pour le salarié et une perte de temps pour les services financiers.
La politique de gestion des notes de frais est également à revoir si l’entreprise utilisent encore des méthodes traditionnelles de création, transmission, validation et remboursement des notes de frais. Aujourd’hui, l’automatisation permet aux entreprises de gagner un temps précieux auparavant gaspillé dans la gestion des dépenses professionnelles.
Il existe également un moyen pour alléger la charge financière et mentale de ses salariés quant à l’avance des frais professionnels : les cartes de paiement connectées aux logiciels de gestion des dépenses. Les budgets sont alloués selon le besoin du salarié, ce qui évite de l’impacter financièrement. Nous sommes désormais dans l’ère du Smart Spend et dans le contexte inflationniste actuel, il est plus que temps d’envisager le changement des méthodes établies.
Un autre avantage de l’automatisation est la visibilité en temps réel des dépenses engagées par tous les salariés. Les responsables financiers peuvent alors traiter de manière proactive les anomalies potentiels. Il est également possible de définir les plafonds de dépenses pour s’assurer du respect des budgets prédéfinis. Ils sont alors contrôlés instantanément pour assurer une supervision optimale des dépenses. Cela permet d’accroitre la précision des prévisions, ce qui est primordial pour les résultats d’une entreprise.
À l’heure actuelle, l’inflation impacte fortement les entreprises mais l’optimisation de la gestion des dépenses professionnelles n’est pas une découverte récente. Mettre en place de bonnes pratiques combinées l’usage numérique pour assurer la traçabilité de bout en bout de ses dépenses professionnelles est un véritable levier pour faire face à un contexte économique incertain.
Par Karim Jouini, CEO d’Expensya
