Que l’on soit créateur d’une entreprise ou déjà à la tête d’une société depuis plusieurs années, le nerf de la guerre, c’est la trésorerie. En période de crise, il est plus que jamais essentiel de réduire ses dépenses, ce qui passe obligatoirement par l’impérative nécessité de limiter ses frais fixes.

En finance d’entreprise et en gestion, les coûts fixes sont les coûts indépendants du niveau d’activité ou des quantités produites dont l’entreprise doit s’acquitter pour son bon fonctionnement (loyer, coûts administratifs, etc.).

À l’inverse, les coûts variables sont les coûts des facteurs variables, c’est-à-dire des facteurs de production dont les quantités varient avec le niveau d’activité de l’entreprise ou les quantités produites.

L’analyse des coûts

L’une des méthodes utilisées pour analyser indépendamment les coûts fixes et variables est de séparer les coûts qui sont fonction de l’activité et ceux qui ne varient pas, ou peu, en fonction de l’activité.

Dans ce contexte, les coûts fixes servent d’information au modèle qui permet ensuite de réaliser des analyses sur la marge sur coût variable et déterminer le seuil de rentabilité. Pour les autres méthodes d’analyse, les coûts fixes sont une contrainte à dépasser.

Il s’agit alors limiter les coûts fixes pour permettre de juger d’une prise de décision sur les produits. Les coûts fixes font en général perdre de la pertinence aux modèles d’analyse prévisionnelle par les coûts.

Bien connaître vos recettes et vos dépenses

Sans cela, vous ne pouvez pas vous rendre compte de votre situation financière et de son éventuelle dégradation. De plus, cela vous donne la possibilité de réduire vos coûts. Il est donc essentiel de savoir à quoi correspond chacune de vos dépenses.

Surveiller les frais fixes

Les frais fixes comprennent les rémunérations, le coût des locaux, les abonnements… Il s’agit d’être très vigilant par rapport à ces frais, qui pèsent lourd dans les comptes.

Ainsi, au début de votre activité, essayez de vous limiter au strict nécessaire. N’augmentez vos frais fixes qu’au fur et à mesure, par palier. Pour faire des économies, vous pouvez peut-être travailler chez vous, afin d’économiser les dépenses importantes liées à la location ou à l’achat d’un local.

Si vous avez vraiment besoin d’un lieu professionnel, pensez à la solution de la pépinière d’entreprises. Quand vous investissez, préparez bien votre opération et attendez le moment opportun. Sinon, vous risquez de bouleverser vos comptes, voire de mettre votre activité en danger.

Surveiller la trésorerie

Vérifiez que vos clients respectent bien les délais de règlement. Tâchez de bien vous organiser, pour pouvoir facturer rapidement. Si des clients « oublient » de payer, mettez en place un système de « relance-client ». Veillez également à ce que vos fournisseurs vous livrent bien dans les délais. Surveillez également leur santé financière, afin d’éviter de mauvaises surprises.

Gérer les stocks

Vous devez connaître votre niveau de stock idéal et, à partir de ce modèle, effectuer un inventaire régulier. En tant que créateur, parfois, vous aurez certainement une tendance naturelle au « sur-stockage »… c’est à éviter, car cela coûte cher. Réduire ses frais fixes Plusieurs pistes sont possibles pour gérer du mieux possible et limiter ses frais au maximum.

– Eteindre les appareils électriques

Les prix de l’électricité ne cessent d’augmenter, réduire votre consommation peut signifier une économie conséquente à la fin du mois. Comme à la maison, veillez à ne pas laisser tourner des appareils électroniques qui pourraient être éteints.

Plusieurs entreprises laissent les lumières allumées le soir, où les ordinateurs en mode veille pendant tout le week-end alors que cela n’est pas nécessaire. Faites passer le message à vos équipes, et regardez vos factures d’électricité diminuer.

– Attention aux voyages

Les voyages d’affaires peuvent s’avérer particulièrement couteux lorsque la fréquence de ceux-ci n’est pas maîtrisée. Réservez les déplacements pour les occasions vrai- ment nécessaires, et regardez du côté des trains ou avions « low-cost », qui fournissent désormais un bon service pour un rapport qualité-prix raisonnable. Pensez aux for- mules d’abonnement de la SNCF, des compagnies aériennes et de transport, aux frais de péages, etc.

– Réduire les frais d’envoi de courrier

Si votre entreprise dépense plus de 50 euros par mois pour des envois de courriers et colis, vous devriez peut-être considérer la location d’une machine à affranchir afin de réduire vos frais d’affranchissement. Plusieurs options sont disponibles pour louer la machine à affranchir adaptée à vos besoins.

Vous économiserez de l’argent sur les coûts d’envois, moins onéreux qu’en allant directement à la poste. Et puis, quelle économie de temps également. Par ailleurs, pensez aux mails plutôt qu’aux envois postaux, car ils ne coûtent rien en plus de votre abonne- ment internet.

– Acheter du matériel de bureau d’occasion

En vous rendant dans des magasins de trocs ou de déstockage de mobilier de bureau, vous trouverez les bureaux, chaises, rangements pour votre structure avec des rabais allant de -50 à -80%. Ne manquez pas cette occasion de dépenser moins, tout en faisant un geste pour l’environnement.

– Penser au télétravail

La location de vos bureaux est peut-être ce qui pèse le plus lourd sur la facture à la fin de chaque mois. Si vous autorisez vos collaborateurs à travailler de chez eux, vous réduisez par la même occasion l’espace que vous avez besoin de louer. Cependant, prévoyez un moyen de suivre l’évolution du travail de vos employés avec des points régulier. La confiance n’exclut jamais le contrôle.

– Ne plus gâcher

Mille et une astuces permettent de respecter l’environnement tout en faisant de sérieuses économies au bureau comme utiliser des cartouches d’encre et de toner recyclables, n’imprimer que les mails essentiels, utiliser le papier utilisé au verso comme papier brouillon de l’autre côté, etc.

– Réétudier tous vos contrats

Un autre bon plan et d’étudier toutes ses factures pour voir les économies possibles et de réétudier tous ses contrats : électricité, téléphone, internet. Ainsi, vous pourrez peut-être vous passer de services que vous payez sans les utiliser. Renégocier ses contrats de prestations est encore la plus sûre méthode de réduction de ses frais fixes.

Etudiez vos besoins

Votre prestataire actuel ne vous facture-t-il pas des prestations dont vous n’avez plus besoin ou dont vous ne vous servirez jamais ? Posez-vous les bonnes questions, et établissez en somme votre cahier des charges de la prestation à laquelle vous voulez souscrire en fonction de vos besoins réels, pour chaque contrat.

Faites jouer la concurrence

Faites un tour d’horizon des offres sur le marché. Comparez bien les offres les plus proches de votre cahier des charges établi. Facilitez-vous la vie, utilisez des comparateurs ou faites des devis en ligne, c’est rapide et pratique pour se faire une idée précise des meilleurs prix ou taux de marché. Regardez bien vos contrats, et mettez toujours en regard le meilleur rapport « qualité-prix-service-sav ».

 Négociez avec votre prestataire

Vous avez trouvé mieux ailleurs (coût, qualité, service) ? Parlez-en à votre prestataire. Et si vous n’obtenez pas ce que vous pourriez avoir ailleurs, franchissez le pas de partir. Soyez cependant vigilant sur les dates anniversaires de vos contrats, et les délais de résiliation : il faut vous y prendre à temps pour résilier et ne pas perdre l’argent que vous avez versé d’avance.

Vous constaterez que ce petit exercice de comparaison est un levier de négociation implacable pour que votre prestataire téléphonique, votre mutuelle, votre banque, votre assurance s’alignent sur le taux de marché à votre avantage afin de ne pas vous perdre comme client.