Les conseils pour vraiment améliorer votre productivité selon Jean de la Rochebrochard (Kima Ventures/New Wave/Auteur de Human Machine)

Qui n’a jamais rêvé de voir sa productivité augmenter de façon très significative ? Quel bonheur d’avoir sa liste de tâches réalisée ; quelle légèreté d’esprit ressentie d’avoir sa boite email vide avec tous les messages traités ; quel plaisir d’être à jour de tous ces dossiers et même en avance. Si en plus de tout cela, on pouvait être créatif/créative, ouvert(e) aux opportunités et disponible pour explorer de nouveaux champs de possibilités. Cerise sur le gâteau : avoir suffisamment de temps pour piloter des nouveaux projets, en lançant des tests, recevant des feedbacks pour recruter, lever des fonds, de conquérir des marchés, de voyager, de se cultiver, le tout en préservant son équilibre mental, psychique et sa santé sans oublier son réseau (autant professionnel que personnel) que l’on doit choyer, préserver et surveiller comme du lait sur le feu.

Comme des chercheurs d’or nous sommes tous (et toutes) en quête de conseils, de figures, de mentors, d’exemples, d’astuces, de secrets, d’inspiration et de discipline pour nous permettre d’atteindre ce niveau d’efficience.

Nous nous appuierons ici sur l’ouvrage « Human Machine » écrit par Jean de la Rochebrochard.

“ Si vous ne pouvez pas battre une machine, le mieux est d’en devenir une”

Pour devenir une « Human Machine » il faut des talents d’équilibriste puisqu’il faut s’efforcer de devenir la meilleure version de soi-même tout en trouvant l’énergie et la motivation pour pouvoir continuer à apprendre et à progresser.

Mais avant d’atteindre cet objectif, nous devons d’abord comprendre comment la « machine » fonctionne.

Une dose de lucidité est utile pour savoir reconnaître son niveau de connaissance. Une once d’humilité pour accepter ce que l’on ne sait pas et pour prétendre à progresser.

Il est également préférable d’être le plus honnête et le plus transparent avec les personnes impliquées afin de pouvoir enclencher le cercle vertueux de la confiance. Cette dernière étant le meilleur levier de motivation car étant dans un climat sain et convergent, on peut alors commencer à pouvoir délivrer le maximum de son potentiel.

N’oublions pas que la capacité de se focaliser sur un objectif constitue aujourd’hui un vrai talent. Puisque c’est finalement l’exercice de notre propre volonté. Au temps du Web 3.0 avec l’émergence de l’intelligence artificielle, des services de streaming, des applications de rencontres, des notifications des réseaux sociaux, des flux continus sur YouTube, des listes d’achats sur les sites d’e-commerce, plus les diverses sollicitations (emails/sms/chat/whattsapp/fb/zoom/teams/meet/etc..), cette concentration devient en réalité un défi de plus en plus complexe à atteindre. On parle même de bataille de l’attention c’est dire !

Alors, dans ce contexte de divertissements et distractions accrues, comment devenir réellement plus productif ?

Il existe en réalité trois catégories de tâches à accomplir quotidiennement :

1-Les routines

2-Les tâches actives

3-Les tâches programmées.

1.Les tâches réalisées naturellement sont les routines ne nécessitent pas d’organisation spécifique. Elles font déjà parties de vos habitudes. Elles s’exécutent donc en mode « pilotage » automatique.

2.Quant aux taches pouvant être traité en quelques minutes il faut les réaliser immédiatement dans la mesure du possible sinon il faut les ajouter sur une liste (recensant donc les tâches actives) puis traiter ensuite en commençant toujours avec ce qui est le plus urgent de réaliser.

Toutefois si la tâche est urgente et que vous n’êtes pas disponibles, créer une liste « urgent » afin de les traiter en temps voulu.

3.La troisième catégorie constituée une liste de tâches programmées de longues dates par exemple un rendez-vous, une conférence ou une réunion de premier ordre.

Il n’existe pas de système d’organisation précis sans une maîtrise rigoureuse du temps.

Pour cela nous vous invitons à planifier un temps pour chaque catégorie en prenant compte de leurs contraintes respectives.

Une Journée type se divise en trois temps distincts :

1-Professionnelle

2-Sociale

3-Personnelle.

Pour la vie professionnelle, le travail s’effectue de 9 heures à 19 heures soient 10 heures de travail effectives. Auxquelles viennent s’ajouter 2 fois 5 heures : le mercredi et le dimanche, ce qui donne un total de 60 heures hebdomadaire. Il faut de plus prévoir 2 heures par jour pour être en mesure d’« absorber » et d’« amortir » les éventuels aléas ou imprévus.

De 9 heures à 12 heures : c’est la Phase productive qui constitue la période la plus active et la plus dense de concentration ou sont traités les e-mails, la rédaction et la préparation des dossiers.  Autant dire un des moments les plus importants de la journée.

Pendant ce créneau, désactiver toutes les notifications. Isolez-vous avec des écouteurs ou dans un bureau à l’écart pour tirer le meilleur de cette phase. Jamais aucun rendez-vous ne doit être prévu le matin et bannissez formellement tous types interruptions. Evitez les réseaux sociaux durant cette phase. Contrôler les flux d’informations en les limitant à leurs stricts minimums.

De 12 heures à 13 heures : C’est le Déjeuner. Tous les Lundis et Vendredis doivent être réservés aux repas avec les proches collaborateurs pour bien commencer la semaine et la clôturer en beauté en faisant preuve le plus possible d’écoute, de cohésion et de convivialité.

De 13 heures à 13h30 : Pendant cette plage horaire il est nécessaire de traiter les taches en attente afin d’en éliminer un maximum et se libérer (son temps , son esprit et son énergie). Vous devrez les énumérer sur une liste puis les fractionner afin de vous simplifier la vie, en planifiant lesquelles vous allez éliminer et quand vous pourrez les effectuer.

De 13h30 à 14 heures : C’est la phase de repos (micro-sieste, c’est le moment détente de la journée où vous pourrez également méditer si possible).

De 14 heures à 17h30 : C’est la Phase dite « Interactive » qui est constituée de rencontres, d’échanges pour saisir les éventuelles opportunités et les collaborations futures. Les rendez-vous téléphoniques ou physiques ne doivent jamais excéder 30 minutes afin que vous puissiez garder votre efficience et conserver la cohésion et le respect de votre organisation quotidienne.

De 17h30 à 19 heures : C’est la Phase   dite « Inductive ». C’est une phase de décompression et de détente, sans aucune production. C’est un temps dédié aux lectures, aux recherches d’informations complémentaires, aux analyses et aux réflexions. Des notes peuvent être prises sur un carnet dédié à cet effet pour évaluer les choses qui ont fonctionné et notifier ce qu’on a appris ou ce que l’on compte faire. Ce créneau peut être éventuellement utilisé et libéré en cas d’aléas ou d’urgence.

La Vie Personnelle : Il faut s’engager à être présent tous les soirs à 19h30 au domicile pour coucher les enfants (si on en a) ou partager un diner convivial en guise de décompression avec sa compagne/son compagnon.

Sans portable jusqu’à 21h30 pour avoir de vrais échanges et de vrais moments de partage avec sa/son conjoint(e) et sa famille sans perturbations, ni pollutions auditives, visuelles ou autres distractions intempestives c’est le moment de vivre comme un « humain » mettant une vraie pause pour « respirer », en attendant que le temps des machines puisse reprendre ces droits.

La Vie Sociale : Il faut s’astreindre à ne jamais boire d’alcool avant vendredi soir afin de ne pas perturber le rythme de croisière que l’on a fixé avec une seule soirée par semaine pour décompresser.

Les routines liées au temps consacrés et les habitudes liés aux actions entreprises que l’on a passé en revue permettent de structurer votre environnement et de générer des gains de productivité considérables. Ces routines et habitudes sont essentielles et incontournables pour les leaders hyper productifs. Ceux et celles qui surperforment en ont nécessairement.

Alors la question qui se pose si on a pu réussir le tour de force précédent est : Comment les installer de façon pérenne ?

Il faut s’armer de patience sachant que les résultats mettent toujours du temps avant de se concrétiser. Il faut trouver ce qui nous motive réellement et en faire dans l’idéal des objectifs concrets en se fixant par exemple des objectifs financiers ou commerciaux ou de productions. Pour entrer dans ce processus de la manière la plus agréable et la plus abordable possible il faut commencer par une tache à la fois simple, positive, peu chronophage, facile à évaluer et à mesurer.

Une fois dans ce cercle vertueux identifier tous les bienfaits de vos actions. C’est-à-dire l’impact positif sur les autres et sur vous. Récompensez-vous immédiatement pour garder le processus en place en maîtrisant votre propre motivation. Une fois que cela fonctionne avec une tache simple vous pouvez recommencer et réitérer mais cette fois ci en complexifiant -légèrement- la tâche.

Prenons l’exemple des réunions ; Vous ne devez jamais en accepter sans que votre présence ne soit absolument nécessaire et sans des d’objectifs précis et prédéfinis notifiés clairement (donc mesurables). Dans le cas contraire donnez une raison valable et acceptable aux organisateurs et déclinez poliment.

La protection de votre temps avec des occupations chronophages doit être un axe d’amélioration pour pouvoir « upgrader » votre productivité. Dans un souci d’efficacité vous devrez immédiatement réinvestir ce temps et l’allouer sur des phases de production active afin d’être en mesure d’augmenter encore votre efficience. Vous pourrez l’évaluer en mesurant le nombre de taches traitées pour avancer positivement dans la concrétisation de vos projets.

Abordons désormais l’exemple d’une gestion efficace des emails.

Il faut définir les « favoris » pour les personnes prioritaires (Conjoint(e), Responsable direct(e)). Comme vous les contactez fréquemment, il est capital de pouvoir les retrouver rapidement et aisément dans votre espace de travail. Afin de ne pas briser les cycles de concentration surtout lors de la phase productive, astreignez-vous à une certaine discipline en vérifiant vos emails uniquement deux fois par jour à heure fixe. Pour cela installer une alarme discrète sur votre smartphone afin d’automatiser cette tâche.

Il est ensuite préférable de traiter immédiatement un email si c’est faisable en moins de 30 secondes. Au-delà des 30 secondes, l’email reste dans la boite de réception et vous passez au suivant. Vous y reviendrez ultérieurement. Après avoir répondu aux messages les plus simples qui sont les plus courts en réalité, combien en reste-t-il dans votre boite de réception ? Vraiment beaucoup moins.

Il est de temps de répondre aux emails nécessitant plus de 30 secondes puis les archiver. Si je ne suis pas en mesure de les traiter parce que cela nécessite une réflexion importante notamment pour un choix stratégique par exemple ou parce qu’il est nécessaire de recueillir plus d’informations complémentaires, cet email passe dans la liste « à faire ».

Deux fois par semaine mercredi ou dimanche soir, la boite email doit être totalement vidée. Il est tout à fait primordial de traiter et de ne pas laisser les dossiers en proie à l’accumulation. Si tel est le cas, c’est la submersion qui vous guette, ce qui n’est jamais très bon signe.

Le secret d’une production et d’une productivité plus performante est d’opter pour une approche à la fois intense et désynchronisée.

Nous avons constaté que l’intensité augmente proportionnellement notre productivité et notre efficacité.

Efficacité qui fait disparaître toutes sensations d’efforts tant la tâche nous accapare.

Pour être réellement intense, il faut vous concentrer et vous focaliser en vous appuyant sur vos forces (encore faut-il les connaitre !). Elles représentent le véritable moteur, la quintessence et le vecteur de vos performances présentes et futures.

La désynchronisation consiste à intervenir sur un sujet lorsque nous le décidons plutôt que lorsqu’il émerge. Avec une vraie marge de manœuvre, c’est vous qui reprenez la main. Vous avez le pouvoir d’agir et d’y réfléchir et de façon à trouver les solutions adéquates au moment où vous le décidez.

Cette réponse différée est mûrie par conséquent sa qualité n’a plus rien à voir avec une réponse spontanée. La réflexion et le temps pris permettent d’élever la qualité à un autre niveau d’excellence. Ce qui permet d’éviter les décisions -trop- hâtives avec des choix plus pondérés ou toutes les conséquences pu ont être évaluer. Cette désynchronisation implique également le fait de rester concentrer sur une seule et unique tache. Elle illustre la force et les bienfaits de la concentration et du « focus ».

Le but de toutes ces démarches et de tous ces process est toujours le bonheur et la recherche de l’équilibre. C’est à dire réussir et accomplir sa vie professionnelle tout en s’épanouissant dans sa vie privée.

Pour atteindre cet ambitieux objectif les -seules- bonnes intentions ne suffiront malheureusement pas.

Vous devrez adoptez une bonne attitude c’est à dire une attitude à la fois positive, souriante, optimiste, honnête et bienveillante en toutes circonstances et bien comprendre les principes sous-jacents au succès et au bonheur. Vous devrez bien entendu apprendre à connaitre et à maîtriser « la machine ». Sans connaissances pas de maîtrise. Et sans maîtrise pas de performances. En réalité chaque réalisation résulte d’un agencement organisé d’éléments simples.

Bien qu’il s’agisse de productivité et d’efficacité ne vous limitez jamais à être simplement productif. Cela n’est pas suffisant. Voyez beaucoup plus large en axant vos efforts sur votre développement, que l’on pourra définir comme un « processus continu d’apprentissage ». Ce processus se fait en cherchant des sources authentiques ainsi que des contacts enrichissants. Poursuivez ce développement pour atteindre la « meilleure version de vous-même » de façon patiente et toujours avec une vision et une détermination à long terme.

Pour atteindre de tels objectifs il faut savoir comment provoquer la chance, qui n’est finalement que la valeur des effets combinés de nos actions et de nos décisions.

Nous devenons ce que nous sommes et finalement nous sommes ce que nous faisons.

Quels enseignements pouvons-nous en tirer ?

Le concept de Machine humaine vous invite à entamer une démarche proactive pour saisir votre vie et y exercer un contrôle pour atteindre vos objectifs.

Il est plus simple de concevoir et d’appliquer des actions simples, répétées (mécaniques) pour progresser, que d’opérer un changement massif et lourd de cap car nous allons nous confronter à de très fortes résistances mentales (chassez le naturel, il revient au galop) qui risquent de vous replacer à la case départ de façon perpétuelle et définitive et dans certains cas de façon inconsciente.

Nous pouvons toutes et tous devenir des machines humaines. Exécuter comme une machine pour pouvoir vivre comme un homme, en perpétuelle évolution et en constante progression.

La performance n’est que le résultat du dépassement de soi, alors n’oubliez jamais que quel que soit le domaine, on ne se rappelle que des personnes qui surperforment. Vous avez la formule pour progresser, trouver ce qui vous motive vraiment puisque les hommes croient ce qu’ils désirent. Désormais le choix est entre vos mains.

MEJRI Bassem
Entrepreneur, Professeur en Ecole de Commerce, Editeur de Millionaire Next Door en français (Thomas J. Stanley) et de Votre Argent ou Votre Vie (Vicki Robin) chez Frégate Editions.