Les réunions sont l’une des activités des cadres et de leurs collaborateurs les plus chronophages et dont le coût est par conséquent très élevé. Faut-il envisager d’en réduire le nombre et comment le faire sans porter atteinte au fonctionnement de l’entreprise ? Paul Truffier, consultant chez Château Rouge, présente son point de vue à Entreprendre.

Entreprendre : Trouvez vous que les cadres passent trop de temps en réunion au détriment de leur présence sur le terrain ?

On met toujours les rieurs de sont côté en dénonçant le nombre des réunions et leur inefficacité et en opposant ainsi « ceux qui parlent » et « ceux qui agissent » ! Mais sans ces réunions on dénoncerait très vite l’absence de concertation pour préparer les décisions et le manque de coordination pour les mettre en œuvre. Le remède consistant à supprimer ces rendez-vous collectifs serait pire que le mal : oui, il y a trop de réunions ; non, il ne faut pas en réduire le nombre et la durée sans discernement.

Comment alors libérer un temps précieux pour les cadres et leurs collaborateurs sans porter atteinte à la « réunionite » ?

Je dis en effet que les réunions sont nécessaires, mais on peut en réduire très sensiblement le nombre et la durée, car ce qui est en cause ce n’est pas l’existence de réunions, c’est leur efficacité. Si leur nombre est trop élevé, c’est qu’il en faut plusieurs pour aboutir. Si leur durée est trop longue, c’est qu’elles sont mal préparées. Je vais vous faire part de mon expérience personnelle.

Au cours de ma carrière dans différents organismes j’ai assisté à nombre de réunions où les participants n’avaient pas pris préalablement connaissance du dossier, ni pu consulter leurs collaborateurs faute de temps. La réunion leur permettait alors de découvrir le sujet et de commencer à comprendre les problèmes posés, mais pas d’en rechercher les solutions. Il ne restait alors comme issue pour aboutir que de fixer ……une nouvelle réunion !

L’insuffisance d’efficacité des réunions entraine leur inflation en nombre et en durée ?

C’est tout à fait cela. Car les réunions ainsi multipliées asphyxient les cadres qui n’ont plus le temps de les préparer correctement. L’animateur de la réunion n’a alors d’autre recours que de prolonger la réunion ou d’en reprogrammer une autre pour arriver au bout du sujet.

Il est vrai cependant que toutes les réunions ne conduisent pas à des décisions : certaines sont pour information et d’autres pour concertation. Ces réunions n’ont sans doute pas besoin d’être reprogrammées, mais les limiter en durée serait déjà un bon résultat.

Comment pensez-vous accroître l’efficacité des réunions sans frustrer leurs participants ?

On dispose heureusement de nombreux leviers pour améliorer les choses.

Tout d’abord l’objet et la nature de la réunion : ils ne sont pas toujours clairs. Ensuite le choix des participants : qu’attend-on d’eux et sont-ils bien concernés pour éviter que la réunion ne s’achève dans un brouhaha. La préparation de la réunion est aussi importante pour que les participants ne découvrent pas le dossier en séance.

Vient ensuite la conduite de la réunion qui demande doigté et autorité, pour que se soit la raison et non la voix qui l’emporte, pour éviter les digressions inutiles, le « diable » passé dans les détails et les effets de manche ou les postures.

Arrivent enfin les conclusions de la réunion avec le compte rendu et le fameux QQOQC (quoi, qui, où, quand, comment) pour mettre en œuvre les décisions.Bref, vous voyez que ce ne sont pas les pistes d’amélioration qui manquent !

Comment transmettre ces idées aux cadres ?

Le plus simple est de passer par la formation. Une formation d’un jour suffit à bien sensibiliser et à commencer s’entrainer. Pour une efficacité maximale de la formation, il faut que les participants puissent y trouver trois choses : une expérience  manifeste du formateur, une  initiation aux bonnes pratiques et une mise en situation par des jeux de rôles. Les participants pourront ainsi repartir avec un véritable acquis pratique qu’ils n’oublieront plus.