Les raisons pour lesquelles les évènements corporate ont lieu varient énormément. Il peut s’agir de fêter les performances de la récente campagne, ou distinguer les collaborateurs les plus méritants. Quoi qu’il en soit, la façon dont ces festivités se déroulent impacte assurément les divers participants. Pour leur offrir la meilleure expérience possible, rien ne doit être improvisé. Voici 5 stratégies à utiliser désormais, si vous souhaitez faire de vos évènements d’entreprise un succès retentissant.

1.  Ne pas faire trainer les préparatifs

Le meilleur moyen de faire de votre évènement corporate une réussite consiste à s’y prendre au plus tôt. En fonction du nombre de participants que vous espérez mobiliser, la préparation doit commencer plusieurs mois à l’avance. Les professionnels de l’organisation évènementielle comme Kactus recommandent un délai compris entre 4 et 6 mois avant le jour J. Évidemment, cette fourchette devra s’adapter à la typologie de chaque rencontre importante entre professionnels.

Vous aurez ainsi tout le temps nécessaire pour maîtriser les multiples aléas. Plus loin, cela vous permet de régler tous les détails majeurs concernant :

• La location de la salle ;
• La sélection des intervenants ;
• Le choix des sponsors ;
• Les stratégies marketing à déployer ;
• Etc.

Prendre de l’avance sur ces divers aspects réduira la probabilité que des erreurs soient commises durant l’organisation de votre conférence.

2.  Définir clairement les buts de l’évènement

Il ne sert absolument à rien d’organiser un séminaire d’entreprise dont vous n’avez pas clairement défini les buts. Les personnes qui y participeront doivent avoir une connaissance du programme prévu. Cette information vous sera en plus utile pour comprendre tous les contours de cet évènement. Connaître exactement le nombre de participants attendus vous permettra par exemple de réserver une salle appropriée. Vous serez également capable de définir les bonnes stratégies de communication à utiliser.

Autrement dit, focalisez-vous sur des données concrètes pour évaluer le taux de progression de votre organisation évènementielle. Vous saurez précisément, si les actions menées permettent d’atteindre l’objectif.

3.  Déterminer le budget assez rapidement

La prochaine étape de la mise en place de votre conférence doit être l’établissement du budget prévisionnel. Là encore, il est recommandé de s’y atteler au plus tôt pour éviter les mauvaises surprises. Les estimations vous permettront d’avoir une vue claire de ce qu’il est possible de réaliser ou pas. Il est donc préférable de valider les points les plus importants au lieu d’avancer à l’aveuglette. En dehors de la location de salle de réunion, les autres axes à inclure dans le budget sont :

• La restauration et tous les frais liés ;
• La décoration de l’espace loué ;
• Les campagnes de communication et de marketing à déployer ;
• Le coût de la main-d’œuvre ;
• Etc.

Veillez surtout à considérer tous les principaux postes de dépense. C’est le meilleur moyen de réduire la consistance des imprévus auxquels vous ferez probablement face. Prenez aussi le temps de discuter suffisamment avec les fournisseurs, afin d’être sûr de l’exactitude des frais qu’ils exigent. En adoptant cette méthodologie, vous augmenterez considérablement les chances que votre évènement d’entreprise soit un franc succès.

4.  Définir clairement le profil des participants

Il est impossible que votre évènement d’entreprise s’adresse à tout le monde. Dès que vous avez une vision de plus en plus précise du budget, il faudra également affiner le profil des participants. Quel est donc le public que vous ciblez ? La réponse à cette question ne peut s’obtenir que sur la base d’éléments comme :

• L’objectif de l’évènement ;
• Les données démographiques ;
• Le comportement de la cible ;
• Les leviers incitatifs à utiliser pour maximiser la participation.

Interrogez-vous aussi à propos des raisons pour lesquelles, la cible pourrait décider de ne pas venir à votre évènement. Cela vous permettra d’anticiper les différentes objections, et de mettre en avant les atouts de votre séminaire. Il est important de vous informer sur la tenue potentielle d’évènements concurrents, durant la période où vous organiserez le vôtre. Lorsque les deux publics visés sont similaires, des mesures convenables doivent être prises pour mettre toutes les chances de votre côté.

5.  Trouver le lieu approprié

Le lieu qui abritera cette cérémonie de distinction des collaborateurs que vous organisez sera déterminant. Les salles à louer à cet effet varient énormément, mais évitez toute improvisation sur ce point. Il est conseillé de prendre en compte l’envergure de l’évènement, ainsi que la période de l’année pendant laquelle son déroulement aura lieu. Évidemment, le nombre de participants à recevoir aura un impact considérable sur la taille et l’emplacement de la salle.Vérifiez aussi que le lieu est accessible, et dispose suffisamment de places de parking. Il serait en effet dommage que vos participants se perdent en chemin, ou ne parviennent pas à se garer une fois sur place. Pensez également à souscrire une assurance, qui couvrira divers aspects relatifs à l’organisation du séminaire. Ainsi, vous serez soulagé de ne pas avoir des dépenses imprévues à effectuer en cas de survenue d’incident durant l’évènement corporate.