L’externalisation (outsourcing en anglais) consiste à confier tout ou partie d’une fonction d’une entreprise à une société extérieure, en France ou en off shore. Un moyen de gagner du temps et de l’argent en confiant à des spécialistes des tâches chronophages ou non maîtrisées en interne. Les nouvelles technologies permettent un travail à distance sans aucun problème, comme nous le prouve la situation actuelle.
Impossible souvent de tout faire au sein d’une entreprise ! Aussi l’appui de prestataires extérieurs, compétents et disponibles, avec la flexibilité requise pour s’adapter aux pics d’activité ou aux baisses de production, peut devenir nécessaire, permettant de se concentrer sur son cœur de métier. Il est alors possible de bénéficier de compétences et de savoir-faire sans avoir à recruter, former, investir… Sans compter que ces spécialistes agissant en externe sont particulièrement au fait des dernières innovations.
C’est le cas de la société d’impression Quarante Six, qui offre des solutions clés en main d’impression haut de gamme, de la conception du projet à l’impression. « Externaliser un centre de reproduction permet d’ envisager jusqu’ à 50% d’économies, ne serait-ce qu’en se dédouanant des espaces alloués, des matériels d’ imprimerie souvent chers, etc. » explique son Directeur général, Sébastien Moreau. « Notre agilité organisationnelle et notre multi-expertise nous permettent de trouver des solutions à chaque projet et de traiter les flux de commandes de nos clients en continu. »
La société répond aux demandes en moins de 24 heures et 2 de ses 7 sites de production, situés au cœur de Paris et à La Défense, fonctionnent de jour comme de nuit. Il s’agit cependant de savoir déléguer ses missions pour une externalisation réussie. Pour cela, il vaut mieux anticiper et ne pas attendre le dernier moment, alors que la situation urge. Un temps minimum doit être consacré au professionnel extérieur afin de le briefer et de le superviser au départ. Il faut également lister les travaux qui peuvent être externalisés, et ceux-ci sont variés : les chronophages, les peu rentables, ceux qui requièrent des compétences absentes en interne, ou encore ceux que l’on souhaite développer mais pour lesquels on manque de temps.
Gestion de la paie, comptabilité, marketing, commercial, informatique, standard téléphonique, saisie des données, gestion du site web, des pages sur les réseaux sociaux… presque tout peut faire l’objet d’une externalisation !
Une réelle valeur ajoutée
Il faut ensuite définir ses objectifs et la durée de la mission et rédiger un cahier des charges. Puis, bien sélectionner le prestataire, ses moyens techniques et humains, sa qualité de service, également son relationnel pour travailler dans un climat de confiance mutuelle. Ensuite seront mis en place des outils collaboratifs, et des clauses de reporting seront prévues pour faire des points réguliers avec les prestataires. On pourra affecter un personnel dédié à la maîtrise des fonctions de l’externalisation. Un comité de pilotage, constitué de membres de l’entreprise et de l’équipe du prestataire, peut être utile afin de vérifier si les objectifs sont atteints ou pour mettre en œuvre des solutions si besoin. Il faudra prévoir également la protection des données transmises.
Selon la tâche, il est bon que la société sache en interne maîtriser ses processus avant de les externaliser. En effet, le sous-traitant n’a pas forcément pour rôle de tout solutionner : il doit simplement être au même niveau de qualité et d’organisation que le donneur d’ordre. Si l’externalisation se situe en offshore, deux solutions se présentent : recourir aux services d’une société d’un autre pays, ou d’une société établie en France qui sous-traite une partie des prestations à l’étranger. La gestion de projet s’effectue souvent en France (ou encore à partir d’un pays francophone), et le développement et la production offshore par un prestataire soigneusement sélectionné. La société française qui sous-traite à l’étranger reste garante du bon achèvement des travaux.
Les services d’externalisation étant effectués par des spécialistes dans leur domaine, ceux-ci apporteront une excellente valeur ajoutée à l’entreprise cliente. Et comme cette dernière peut se concentrer davantage sur ses activités principales facteurs de développement, tout en réduisant ses frais de personnel, elle augmente ses chances de renforcer sa position concurrentielle sur le marché.
