Le rythme des affaires s’est fortement accéléré depuis trente ans. Alors pourquoi conserver cet intervalle de douze mois entre deux entretiens d’évaluation ? Même General Electric, l’initiateur de la méthode y a renoncé au profit d’une application mobile permettant d’évaluer en continu le potentiel de chacun. 

Comme il est, en pratique, totalement vain d’échanger sur des arguments ou des remarques d’il y a presqu’un an, dont la pertinence s’est estompée avec le temps, le rythme des retours d’information et d’évaluation doit s’accélérer, lui-aussi. Or, donner des feedbacks appropriés dans le feu de l’action est un exercice difficile. Il faut être clair et direct, mais empathique et montrer que ce que vous exprimez vient du plus profond de vous, tout en assurant à votre interlocuteur que vous continuez à le tenir en haute estime.

La forte relation humaine, qui se noue au quotidien, amène certains à avoir peur de fendre l’armure. Ils tentent donc, naturellement, de s’y soustraire. D’autres, au contraire, incapables d’être aussi directs qu’exige l’exercice, l’enrobent de tant de circonvolutions, que le message en devient inaudible.

Allégez-vous, vous et votre équipier, de ce poids, en vous montrant honnête, direct et attentif dans vos observations. Même si ce que vous avez à dire vous mine depuis un certain temps parce que vous le ressassez à foison en tentant d’éviter tout risque de conflit, cessez d’attendre. Jetez-vous à l’eau ! Plus vite on délivre ses feedbacks, plus vite les problèmes sont résolus.

Suivez un processus en quatre étapes

Premièrement, réfléchissez bien à la façon dont vous allez vous comporter avec votre interlocuteur. Evaluez ses traits de caractère et mettez-vous à sa place lorsqu’il recevra votre feedback. Sa première réaction sera de vouloir savoir ce qui vous a amené à le lui donner et pourquoi. Vous serez alors forcément contraint de vous découvrir. Travaillez aussi votre ton. Soyez calme et empathique alors même que votre message sera direct et franc. C’est, en définitive, ce que les gens attendent d’un vrai leader.

Deuxièmement, transcrivez préalablement, sur une feuille de papier ou dans un fichier numérique, le fil de votre message avec les mots exacts que vous voulez employer, de façon à ne pas blesser votre interlocuteur ou à devenir inaudible. Apprenez par cœur ces mots-clés pour être en confiance quand vous les prononcerez et garder à l’entretien une certaine sérénité.

Troisièmement, rodez votre message sur quelqu’un en qui vous avez toute confiance. Un membre de votre famille, un ami, un pair ou votre coach. Il saura vous donner son ressenti et les conseils nécessaires pour renforcer ou, au contraire, pour adoucir, les termes et le ton employés.

Quatrièmement, restez résolument vous-même, au cours de l’entretien. Appuyez-vous fermement sur vos valeurs, tout en restant ouvert à votre interlocuteur, pour bien comprendre ses réactions, sans pour autant le juger. Votre capacité d’écoute attentive lui démontrera votre estime.

La gestion quotidienne, riche d’évènements successifs, souvent inattendus, crée aujourd’hui de multiples occasions de recadrage tout au long de l’année. Nous commettons tous des erreurs ; en permanence. Ceux qui n’en font pas jouent « petit bras ». Mais ce n’est pas une raison pour ne pas en tirer les leçons. Vous êtes entre hommes ou femmes, réunis pour un entretien qui a pour but de faire progresser chacun dans son service de l’entreprise. Dites ce que vous pensez et écoutez les réponses. N’engagez surtout pas de polémique mais ne reculez pas devant un peu de rhétorique.

Mais surtout, ne reprochez jamais à quelqu’un d’avoir échoué car, ainsi que le professait Jack Welch, le mythique président de General Electric, « Punir l’échec est le meilleur moyen pour que personne n’ose. »

Alain Goetzmann, Coach et Conseil en Leadership & Management