Un logiciel pour gérer l’économie du partage ? C’est l’objectif que s’est lancé la start-up française Bureaux A Partager avec son service de gestion de surfaces vacantes et le logiciel LiNK, véritable réseau social du partage de bureaux.
L’économie collaborative triomphe dans les transports, la consommation et le tourisme. Le système collaboratif est en train de s’immiscer dans le quotidien des entreprises et même dans l’immobilier professionnel. Des plateformes en ligne de mise à disposition de locaux et de bureaux proposent des mètres carrés en dehors du contraignant bail 3 6 9 et apportent une nouvelle souplesse à ce secteur ultra conservateur.
Bureaux à Partager édite une plate-forme de mise en relation pour la location de bureaux et d’espaces de coworking. BAP se propose de commercialiser les mètres carrés non utilisés par les entreprises et les propriétaires. La start-up offre également des solutions pour les professionnels ou les propriétaires fonciers, qui souhaitent optimiser leurs surfaces vacantes et remettre sur le marché des bureaux ou parties de bureaux qui ne peuvent être proposés sur la forme d’un bail 3 6 9.
L’offre lancée en 2012 plait et selon Clément Alteresco, fondateur de BAP, il y a près de 6 millions de mètres carrés de bureau mal exploités en Ile de France (1,5 millions de mètres carrés de bureaux qui sont sous employés (partiellement occupés) et 4,4 millions de mètres carrés vacants (à louer).
Un contrat de prestation de services
A la place du bail traditionnel, BAP ne propose pas un contrat immobilier mais bien un contrat de prestations de services (plus flexible). Le prix mensuel correspond au droit d’accéder à l’espace et à un certain nombre de prestations de services comme l’internet, le café, le prêt des meubles, la salle de réunion, etc.
Pour les jeunes entreprises, ces contrats offrent une solution flexible et moins contraignante pour accéder à des espaces en ne louant que les postes de travail nécessaires. Cette offre flexible permet de gérer au plus près la croissance de l’entreprise en augmentant ou diminuant les surfaces louées. C’est aussi la possibilité d’accéder directement à un environnement plus stimulant et souvent moins couteux (partage de moyens communs, salle de réunion, espace de cuisine, secrétariat et accueil…).
Link, un logiciel pour gérer les espaces
Pour une entreprise dont ce n’est pas l’activité première, se transformer gestionnaire d’espace de coworking peut sembler pour le moins chronophage… BAP lance ainsi LiNK, un logiciel en ligne, pour gérer les espaces, les locataires et animer les communautés.
Dans un espace de travail partagé (coworking), ou un incubateur d’entreprises, le gestionnaire administre facilement sa propre plateforme. Il peut suivre et gérer en ligne toutes les procédures administratives des espaces qu’il loue (définir le type de contrat de location, les dates de début et de fin d’occupation du bureau, les mètres carrés loués, la garantie…).
Tout y est centralisé et automatisé : le dossier est généré en quelques clics et le locataire reçoit instantanément les éléments. Les contrats avec les locataires sont créés et signés en ligne, le gestionnaire peut suivre le règlement des loyers (choix du moyen de paiement : CB, chèque, prélèvement, virement), gérer l’arrivée de nouveaux membres au sein de l’espace partagé et faciliter ainsi les échanges avec chaque locataire. C’est une véritable simplification des tâches qui est mise en place.
Le coworking, un phénomène de société
« Le succès du coworking va grandissant, les entrepreneurs y voient une opportunité de mieux vivre et travailler en partageant des espaces. Au-delà d’une solution en ligne de gestion d’espace, LiNK est un véritable réseau social de partage et d’échange, capable de répondre aux besoins évolutifs et particuliers des membres d’une communauté » Clément Alteresco, fondateur de BAP.
Dès qu’une nouvelle société intègre l’espace de travail partagé et que son dossier est créé par le gestionnaire, le dirigeant obtient automatiquement son accès dédié à la plateforme. Il va ainsi pouvoir lui aussi suivre et gérer le règlement de son loyer et des éventuelles factures additionnelles liées à la jouissance des lieux.
LiNK est aussi un réseau social
La plateforme prévoit un ensemble de modules interactifs regroupés en intranet : fil d’actualité, trombinoscope, planning des salles de réunion, règlements intérieurs, etc.
Ainsi, dès lors qu’un dirigeant d’entreprise intègre LiNK, un accès est automatiquement ouvert pour ses employés. Les coworkers ont ainsi accès à toutes les fonctionnalités communautaires du logiciel.
Conçu comme un véritable réseau social, LiNK permet à chaque espace de coworking, outre le suivi de ses espaces et de ses membres en quelques clics seulement, de partager de l’information en interne via le fil d’actualité et d’interagir en postant un message.
Pour les locataires d’espaces présents sur le site bureauxapartager.com, la solution est proposée gratuitement.
Par ailleurs, pour les professionnels occupant un espace de travail partagé hors BAP et qui souhaitent bénéficier de la solution, LiNK propose un forfait mensuel de 35€.
