Par Roy Skop, Regional Manager chez Soldo

La fonction finance, confrontée à de nouveaux défis conjoncturels et structurels, évolue par la force des choses, vers un rôle plus central et plus complet. À l’étroit dans son costume de gestionnaire financier, le DAF, endosse désormais des responsabilités multiples, poussé notamment par le contexte économique et les besoins des employés.

Dans la Grèce antique, le stratège était un magistrat militaire chargé du recrutement de l’armée, du contrôle du budget militaire, des pouvoirs disciplinaires et sécuritaires, qui par temps de guerre, dirigeait les opérations. On retrouve chez le DAF de nombreuses responsabilités analogues.

Véritable tête pensante pluridisciplinaire, ayant la responsabilité des budgets, des priorités et des ressources, il doit aussi être prêt à livrer bataille lorsque des nuages se profilent à l’horizon.

Ces derniers mois, les nuages de l’inflation opacisent la vision de l’avenir et les équipes financières savent que la barre de l’entreprise est entre leurs mains. Or, la fonction finance est assaillie par trois problèmes majeurs : le manque de temps, le manque d’informations en temps réel et le manque d’effectifs. Le DAF qui saura résoudre cette équation mènera sereinement son entreprise jusqu’à des temps meilleurs.

Rationaliser le temps ouvré des équipes financières

Tandis que la priorité des équipes financières devrait être de se préparer à piloter l’entreprise dans les mois d’incertitude financière où nous entrons, la fonction finance reste trop souvent enlisée dans des processus à faible valeur ajoutée.

La manualité des processus de validation pour que le personnel de l’entreprise puisse s’approvisionner devrait évoluer en cohérence avec la croissance des effectifs. L’achat de matériel, ou encore le paiement de déplacements professionnels, par exemple, sont des démarches qu’il n’est rationnel de garder manuelles que dans des petites entreprises. Passé un certain nombre d’employés, la donne change.

Une étude Coleman Parkes en 2021 révélait déjà que les entreprises consacrent jusqu’à 30 jours par an pour traiter leurs dépenses et les responsables financiers dédient plus de la moitié de leur temps ouvré à des tâches administratives qui pourraient être déléguées à l’automatisation.

Du coté des employés, l’injonction est la même. Les chiffres d’une plus récente étude mandatée par Soldo à Ipsos, début 2023, suggèrent que la façon dont les dépenses sont gérées aujourd’hui – principalement au travers d’avances de frais et de remboursements à posteriori – ne satisfait pas.

70% des employés interrogés ont recours à leurs fonds propres pour des dépenses liées au travail. Ce qui signifie que les équipes finance vont avoir un volume incompressible de notes de frais à gérer et vont dédier un temps précieux à cette tâche.

73% des participants faisant des avances de frais à leur employeur au moins une fois par mois se plaignait de leur impact sur leurs finances personnelles. Ce qui se traduit par une frustration et une pression constante auprès du service finance pour obtenir des remboursements plus rapides.

S’appuyer sur des données fiables à tout moment

Le rôle de l’information est clé pour imaginer l’avenir d’une entreprise et prendre les bonnes décisions aux moments charnière. Or, la manualité de l’administratif présente un autre inconvénient, plus grave encore que la chronophagie : une plus grande propension à provoquer des erreurs.

Des équipes financières déjà sur-sollicitées seront plus enclines à être déconcentrées, à commettre des erreurs susceptibles d’affaiblir la performance de l’entreprise, et de causer des conflits en interne, si elles ne sont pas soulagées d’une partie de leur charge de travail.

Par ailleurs, la lenteur des processus de remboursement, par exemple, irrite déjà les employés les employés : 74 % des sondés travaillant pour des entreprises entre 101 et 200 employés regrette la lenteur des processus de remboursement, selon une récente étude Ipsos/Soldo.

Charger son équipe financière de “menu fretin” ne sera donc plus une option à l’aube d’une bataille à livrer comme celle de l’inflation. La fonction finance en est consciente car 93% des directeurs financiers envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction finance à court terme, selon PwC.

Un capital humain à fidéliser

Plus les profils sont formés, spécifiques et stratégiques, plus il est difficile de les recruter et de les fidéliser. C’est vrai dans le cas des équipes financières, mais pas exclusivement.

Pour fidéliser un profil formé à la stratégie financière, il faut lui apporter des défis à la hauteur de ses qualifications, au risque de le voir partir. Toutefois, la rétention des talents concerne les DAFs même lorsque les mécontents ne sont pas financiers.

Avec 40% d’employés mécontents des processus de gestion des frais, et une large majorité qui en constate l’impact sur leur portefeuille, de nombreux collaborateurs pourraient quitter le navire. Là aussi, le DAF évolue vers un rôle plus central : l’opportunité de contribuer à fidéliser les talents le transforme en partenaire des RH.

Dans un contexte de forte inflation, lorsque 55% des salariés souhaitant un changement radical dans la gestion des frais, réclament des cartes d’entreprise pour ne pas avoir à faire d’avances de frais (source Ipsos), se niche une opportunité pour la fonction finance d’étendre son ascendant, en proposant des solutions qui répondent aux besoins des employés et de l’entreprise en matière de productivité et d’épanouissement au travail. Seulement avec bon sens et attention, se produira l’évolution de la fonction finance vers un rôle de sherpa de l’entreprise.