Avec près de 360.000 cas homologués en 2015 et 2 millions depuis son lancement en 2008, la rupture conventionnelle connaît un franc succès. Ce mode de rupture du contrat de travail évite a priori à l’employeur un contentieux devant les prud’hommes… à condition de prendre les précautions qui s’imposent !

Réputée simple et rapide, la procédure de rupture conventionnelle n’en est pas moins très encadrée et doit respecter certaines conditions de fond et de forme. De nombreuses ruptures conventionnelles ont été annulées par les tribunaux entraînant de lourdes sanctions financières pour les entreprises.

Il convient donc de prendre des précautions. Voici donc des conseils pratiques et tactiques inédits, émanant de la pratique de DRH, afin d’aider les employeurs à mener à bien une rupture conventionnelle.

1. Bien préparer les entretiens

Les entretiens constituent un élément important de la procédure formelle de la rupture conventionnelle. Ils permettent un échange avec le salarié et la négociation des conditions de départ avant la signature du formulaire d’homologation destiné à l’administration du travail (Direccte). La préparation des entretiens est l’occasion de faire le point sur ses arguments et de construire un dossier solide. Voici les points fondamentaux auxquels le chef d’entreprise doit penser :

– prendre en considération la situation personnelle du salarié (a-t-il des enfants, son conjoint a-t-il un emploi ?) et son état d’esprit (est-il conscient de la situation ?) ;

– prendre en compte son statut et les clauses de son contrat (est-ce un salarié protégé ? A-t-il une clause de non-concurrence ?) ;

– réunir les documents factuels (comptes rendus des entretiens d’évaluation annuels, résultats commerciaux, échanges de mails, objectifs atteints ou non…) ;

– se préparer pour répondre à ses questions légales (comment calculer les indemnités ? Quels sont les délais de carence ?…).

2. Maîtriser le déroulement de la négociation

Afin d’être convaincant et rester maître de l’entretien, il est important de :

–

détailler précisément les raisons

qui ont conduit à la volonté de se séparer du salarié. Insister sur l’importance de la confidentialité mutuelle ;

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rassurer le salarié

en lui indiquant que la responsabilité du chef d’entreprise est qu’il retrouve du travail dans de bonnes conditions et qu’il est prêt à certaines concessions : exposer au collaborateur le temps dont il dispose pour retrouver un emploi sans perte de pouvoir d’achat (en additionnant le montant des indemnités chômage et celui de l’indemnité conventionnelle, comparé au salaire actuel net) permet ensuite de lui proposer une compensation complémentaire ou de lui proposer des solutions d’aides pour retrouver un emploi (financement d’un cabinet d’outplacement ou d’une formation, recommandation) ;

–

cadrer la négociation

pour ne pas sortir des limites que l’on s’est fixées et annoncer clairement un premier montant d’indemnités ;

–

écouter le collaborateur

pour comprendre ses besoins (formation, aide au conjoint) et s’adapter à sa personnalité afin d’utiliser la bonne technique de négociation.

3. Anticiper le risque prud’homal

C’est la crainte principale pour le chef d’entreprise. Il est important de chiffrer le risque prud’homal qu’un contentieux pourrait faire peser sur l’entreprise en cas de contestation d’une rupture conventionnelle imposée ou d’un licenciement pour raisons fallacieuses. Attention car les conditions d’obtention de l’indemnité forfaitaire varient en fonction de l’ancienneté du salarié et de l’effectif de l’entreprise.

4. Gérer l’après-départ du salarié

Il faut attendre l’homologation de la rupture pour procéder à l’annonce du départ. Il n’est pas nécessaire de communiquer sur les raisons et les modalités de la rupture conventionnelle ou encore de se justifier. L’important est de rester neutre. Il peut être pertinent de réaliser une annonce commune avec le collaborateur qui quitte l’entreprise afin d’exprimer l’accord mutuel de la séparation. Cela permet de maintenir une bonne ambiance au sein de l’entreprise.

Une procédure au cordeau !

La rupture conventionnelle peut être mise en œuvre par tous les employeurs et tous les salariés en CDI, y compris les salariés «protégés» (délégués du personnel, délégué syndical…).

Il n’existe donc ni condition liée à la taille de l’entreprise ni condition d’ancienneté (même si cette dernière est prise en compte pour calculer le montant de l’indemnité de rupture conventionnelle due au salarié). Cependant, lorsque la rupture concerne un salarié protégé, la convention doit également être autorisée par l’Inspection du travail. La signature de la convention suppose naturellement le consentement libre et entier des deux parties. La procédure mise en place doit donc protéger le libre arbitre du salarié.

Conditions particulières

– Arrêt maladie ou congés.

Les tribunaux considèrent que la rupture conventionnelle peut être conclue lorsque le salarié est en arrêt maladie. Il en est de même des conventions conclues lorsque le salarié est en congé parental d’éducation, en congé sabbatique ou en congé sans solde. La jurisprudence récente affirme en outre qu’une rupture conventionnelle peut même être conclue pendant un arrêt de travail faisant suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle (arrêt n° 13-16297 de la chambre sociale de la Cour de Cassation du 30 septembre 2014). Toujours selon la jurisprudence, la protection de la femme enceinte n’empêche pas une rupture conventionnelle pendant un congé maternité.

– Congé parental.

Aucune disposition légale ne s’oppose à la signature d’une rupture conventionnelle par un salarié en congé parental. La convention est donc licite, même lorsqu’elle est conclue pendant le congé.

– Licenciement.

L’employeur qui hésite entre une rupture conventionnelle et un licenciement peut commencer l’une puis changer d’avis et opter pour l’autre, et inversement. Dans son premier arrêt, la Cour de Cassation a admis qu’il était possible de conclure une rupture conventionnelle après la notification d’un licenciement.

En signant la convention de rupture conventionnelle, le salarié et l’employeur sont dès lors considérés comme ayant renoncé au licenciement. Dans un deuxième arrêt, la Haute Juridiction reconnaît le droit pour l’employeur de reprendre une procédure disciplinaire de licenciement après l’exercice par le salarié de son droit de rétractation de la rupture conventionnelle. Après cette renonciation, l’employeur peut donc toujours convoquer à nouveau le salarié à un entretien préalable de licenciement.

Enfin, dans un troisième arrêt, la Cour de Cassation précise que la signature d’une rupture conventionnelle n’interrompt pas le délai de prescription de 2 mois pendant lequel des sanctions disciplinaires peuvent être engagées contre un salarié pour un fait fautif. Par conséquent, si la procédure de rupture conventionnelle échoue, l’employeur doit bien veiller au respect des délais de prescription avant de sanctionner son salarié.

– Refuser une rupture conventionnelle.

L’employeur peut tout à fait refuser une rupture conventionnelle proposée par le salarié autant de fois qu’il le souhaite. Il n’a pas à fournir les motifs de sa décision. Le salarié qui souhaite quitter l’entreprise par tous moyens devra soit démissionner, soit opter pour l’abandon de poste. Cette dernière solution peut lui permettre de toucher les allocations chômage, contrairement à la démission.

La convention

La rupture conventionnelle donne lieu à la signature d’une convention qui doit ensuite être homologuée.

– Mentions obligatoires.

La convention signée par les deux parties doit mentionner toutes les modalités de la rupture, et notamment le montant de l’indemnité spécifique de rupture ainsi que la date de cessation du contrat. En revanche, employeur comme salarié n’ont pas à mentionner les motifs.

– Nombre d’exemplaires.

Le formulaire de demande d’homologation doit être établi en 3 exemplaires, un pour chaque partie, le troisième étant adressé à la Direccte.

– Date et signature.

L’employeur et le salarié doivent chacun signer les exemplaires. Mieux vaut que ces signatures soient datées du même jour : à défaut, c’est la date de signature la plus tardive qu’il faut retenir pour calculer le délai de rétractation de 15 jours.  –

Rétractation. Après la signature de la convention de rupture conventionnelle, le salarié et l’employeur disposent d’un délai pour renoncer à leur engagement. En cas de rétractation dans les formes et les délais, la rupture conventionnelle n’a aucun effet : le contrat de travail doit continuer dans les conditions habituelles. Lorsque, même après signature de la convention, le salarié ou l’employeur décide de renoncer à la rupture conventionnelle, la convention peut être dénoncée, par chacune des deux parties, dans le délai de 15 jours calendaires suivant la signature. Si le délai de 15 jours se termine un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai se prolonge jusqu’au premier jour ouvrable qui suit. Le contrat de travail ne peut pas être rompu pendant cette période.

L’employeur doit obligatoirement attendre la fin de ce délai de 15 jours avant d’adresser une demande d’homologation à la Direccte. Il est conseillé de formaliser la renonciation à travers un courrier adressé en recommandé avec avis de réception.

– Homologation.

Une fois passé le délai de 15 jours, l’employeur doit adresser une demande d’homologation de la convention de rupture conventionnelle à la Direccte. L’administration dispose d’un délai de 15 jours ouvrables pour vérifier et approuver la convention. Au-delà de ces 15 jours, son accord d’homologation est supposé acquis.

– Effets.

Une fois validée, la rupture conventionnelle entraîne la fin du contrat le lendemain de l’homologation par la DDT, explicite ou tacite. Le salarié n’est pas tenu de respecter un préavis.

– Indemnités.

Le salarié doit percevoir une indemnité de rupture d’un montant au moins égal à celui de l’indemnité légale de licenciement. Il peut prétendre à un montant supérieur dans le cadre des négociations.