Pour éviter les abus, les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation stricte concernant l’accueil de stagiaires en milieu professionnel : conditions de recours, rémunération, signature d’une convention, embauche à la fin du stage… Un point s’impose.

Depuis 2014, es stages en entreprise ont fait l’objet d’abus et sont désormais mieux encadrés.

4 points clés à retenir

– Il est prévu par la loi que les stages ne pourront plus excéder 6 mois dans la même entreprise de façon à ne pas concurrencer l’alternance.

– La gratification obligatoire ne peut pas être inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale, et à partir du 1er septembre 2015, à 15 %.

– Les stagiaires devront bénéficier des mêmes droits que les salariés en matière de tickets restaurant ou accès à la cantine et une partie des frais de transport deront être remboursés par l’employeur.

– Les stagiaires ne devront pas représenter plus de 10% de l’effectif salarié.

 Le recours à un stagiaire

Un stage correspond à une mise en situation temporaire en milieu professionnel permettant à l’étudiant d’acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation et de se voir confier des missions conformes au projet pédagogique de son établissement d’enseignement.

Même si le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, il doit respecter les règles internes de l’entreprise ou de l’établissement d’accueil : horaires, durée légale du travail, règles d’hygiène et de sécurité…

Les stages hors cursus pédagogique (c’est-à-dire non-inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire) sont interdits. Attention : la durée du stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement.

Stagiaires : ce qui est interdit

En l’absence de contrat de travail, un stage d’étudiant ne doit pas être proposé pour :

– Remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,

– Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié),

– Faire face à un accroissement temporaire d’activité,

– Occuper un emploi saisonnier.

Le délai de carence

Un délai, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d’attendre 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Cette obligation ne s’applique pas si le stage est interrompu, avant son terme, à l’initiative du stagiaire.

Une convention obligatoire

Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d’une convention tripartite signée entre le stagiaire (et, s’il est mineur, son représentant légal), l’organisme d’accueil : entreprise, administration publique ou association et l’établissement d’enseignement ou de formation.

La convention doit obligatoirement :

> Définir les activités confiées au stagiaire,

> Mentionner les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,

> Indiquer les modalités d’autorisation d’absence,

> Préciser le montant de la gratification et les modalités de son versement,

> Détailler les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),

> Indiquer le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail.

L’employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues.

En cas d’embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Quid de la rémunération des stagiaires

Un employeur qui accueille un stagiaire doit lui verser une gratification minimale, exonérée de cotisations sociales dans certaines conditions. Le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, il ne s’agit pas d’un salaire. Un stage dans un même organisme d’accueil de plus de 2 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit être obligatoirement rémunéré.

> Cotisations sociales des stagiaires

Si la rémunération versée au stagiaire ne dépasse pas le montant de la gratification minimale (436,05 €), elle est exonérée de charges sociales à la fois pour l’organisme d’accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues). Elle est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire. Par exemple, si le stagiaire reçoit une gratification de 600 € pour un temps complet, l’employeur doit cotiser sur 163,95 € (= 600 – 436,05) selon les taux applicables à l’entreprise.

> Cotisations maladie

Pour ce qui relève de l’assurance maladie, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu’étudiant : régime étudiant, ayant droit du régime de ses parents ou couverture maladie universelle (CMU).

> Cotisation accident du travail

En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale. L’affiliation du stagiaire auprès de la CPAM de son lieu de résidence et le paiement de la cotisation accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP), dépendent du montant de la gratification.

> Avantages

Lors de stages de plus de deux mois, les stagiaires vont dorénavant bénéficier aussi de tickets-restaurants ou de repas à la cantine quand l’entreprise le prévoit. Actuellement, ces avantages ne sont pas compris dans la gratification mensuelle et doivent donc être offerts au stagiaire en plus des 436,05 euros. Les jeunes en immersion professionnelle auront aussi droit à une prise en charge de leurs frais de transport. La part remboursée par l’entreprise devra être précisée par voie réglementaire. 

Retenez que l’entreprise a tout intérêt à faire appel à cette main d’œuvre dont le coût est mineur et l’utilité bien réelle, si le stagiaire est bien encadré et coaché au sein de l’entreprise. La plupart des stages se passent relativement bien, mais en cas de souci, c’est l’organisme scolaire ou de formation qu’il faut solliciter pour régler le problème à l’amiable. A défaut, le litige devra être réglé devant le Conseil des Prud‘hommes.

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