En matière de recrutement, le dirigeant peut réaliser les démarches seul, même si un rendez-vous chez le comptable est souvent privilégié. La chambre consulaire peut aussi être contactée pour répondre aux questions techniques. Pour le contrat de travail en CDD ou CDI, des modèles sont téléchargeables gratuitement sur service-public.fr.

Des étapes clés à respecter

La Déclaration préalable d’embauche (DPAE) permet l’affiliation du salarié au régime de la Sécurité sociale, de l’assurance chômage, et l’adhésion à la médecine du travail. Elle est effectuée sur le site de l’URSSAF ou sur net-entreprises.fr, obligatoirement dans les 8 jours qui précèdent l’embauche.

Le contrat de travail écrit est à signer par les deux parties. Un entretien est ensuite organisé pour informer le candidat d’éventuels accords collectifs, de l’obligation d’adhérer à une mutuelle d’entreprise (sauf si CDD, apprenti, temps partiel, couverture par un autre système).

Un Registre Unique du Personnel est à remplir dès l’embauche du premier salarié ou d’un stagiaire. La fiche de paie est créée par le comptable ou via un logiciel adapté, à moins de choisir le Titre Emploi Service Entreprise de l’Urssaf. Le dirigeant doit inscrire dans les trois mois le nouveau salarié à sa visite d’information et de prévention, d’aptitude à l’embauche.

Un document à connaître : la DSN

La Déclaration sociale nominative est un service permettant de transmettre en une seule fois les informations relatives aux cotisations, arrêts maladie, congés, départs à tous les organismes concernés ainsi que les informations relatives à la paie du salarié. Un processus simplifié à condition d’avoir un logiciel de paie compatible DSN.

Le délicat entretien d’embauche

Le chef d’entreprise ne peut à aucun moment poser de questions sur une série de thèmes afin d’éviter toute discrimination à l’embauche. Il s’agit de l’origine, l’identité sexuelle, les mœurs, l’âge (sauf âge légal), la religion, les caractéristiques génétiques, la situation de famille, la grossesse, l’appartenance ethnique ou religieuse, les opinions politiques ou activités syndicales.

La liste s’allonge avec l’apparence physique (sauf pour les exigences physiques directement liées au travail comme le port de charges lourdes ou la station debout), le nom de famille, le lieu de résidence, l’état de santé et le handicap ou encore la situation financière. En revanche, toute question directement relative au travail est légitime : les horaires, la fourniture de preuves de nationalité, un permis de travail, un permis de conduire, ou le port de charges, etc.

Fixer un salaire

Le montant du salaire est habituellement fixé en fonction de la durée du travail, des compétences et de l’expérience du candidat. Une rémunération variable peut être ajoutée en fonction d’objectifs précis, réalistes et atteignables. Il est également possible de définir le salaire en fonction du rendement ou au forfait (annuel, mensuel ou horaire).

Un éventail d’aides pour embaucher

En 2024, la France multiplie les dispositifs pour encourager les entreprises à embaucher, notamment leur premier salarié. Prime de 4 000 € pour les PME, aides aux emplois francs allant jusqu’à 15 000 €, soutien à l’apprentissage avec 6 000 € pour la première année, ou encore exonérations en zones rurales et prioritaires : les opportunités ne manquent pas. Ces initiatives, combinées, allègent les coûts pour les employeurs tout en dynamisant le marché de l’emploi.