Dans un monde où l’efficacité et la rapidité sont primordiales, l’adoption d’une application de notes de frais représente une avancée significative pour toute entreprise. L’utilisation de ces outils numériques offre une solution à un problème récurrent : la gestion fastidieuse des dépenses professionnelles.
Ces applications simplifient grandement le processus de soumission, d’approbation et de remboursement des frais, ce qui offre un gain de temps considérable. Plutôt que de s’empêtrer dans des montagnes de reçus et de formulaires papier, les employés peuvent soumettre leurs dépenses en quelques clics. Cette simplicité améliore non seulement l’efficacité opérationnelle, mais elle contribue aussi à une meilleure expérience employé.
De nombreux avantages
La précision est un autre avantage indéniable. En automatisant le traitement des notes de frais, ces applications réduisent considérablement les erreurs humaines. Elles garantissent une conformité accrue aux politiques de dépenses de l’entreprise et aux réglementations fiscales, évitant ainsi des erreurs coûteuses. Ces outils offrent également une visibilité en temps réel sur les dépenses, permettant aux entreprises de mieux contrôler et analyser leurs coûts. Cette transparence favorise une gestion budgétaire plus rigoureuse et une prise de décision éclairée.
Voici le top 6 des applications :
SAP Concur
En intégrant des données, les entreprises peuvent voir ce qu’elles dépensent, améliorer la conformité et éviter d’éventuels angles morts dans le budget. Les entreprises peuvent réduire la complexité et gagner en transparence pour gérer de manière proactive les dépenses des employés.
Le logiciel de notes de frais SAP Concur se distingue dans le domaine de la gestion des dépenses d’entreprise par son automatisation avancée et son intégration complète des données de voyage et de dépenses. Son application mobile, notée 4.8 sur l’App Store (iOS), simplifie la soumission et la gestion des dépenses pour les utilisateurs. Utilisée par 53 000 clients dans plus de 150 pays, elle offre une vue complète des dépenses grâce à l’intégration des données de carte bancaire et des systèmes ERP et comptables. L’utilisation de l’intelligence artificielle pour analyser les transactions renforce la conformité et aide à anticiper les dépenses imprévues, offrant ainsi un meilleur contrôle sur les budgets.
Plus de 84 millions de personnes utilisent l’application pour réserver des frais de voyage et de traitement. En 2022, SAP Concur a traité 192 millions de notes de frais. Ces chiffres témoignent de la qualité et de la popularité croissante de la solution proposée par SAP Concur.
Cleemy (Lucca)
Cleemy se distingue dans la gestion des notes de frais par sa capacité à automatiser et simplifier le processus de saisie des dépenses. Les utilisateurs peuvent facilement scanner ou photographier leurs justificatifs pour une création automatique de dépenses et un archivage légal. Cleemy synchronise les cartes de paiement pour faciliter le rapprochement des transactions et offre des options de paiement flexibles avec ses propres cartes bancaires.
Son système d’approbation configurable permet une gestion personnalisée et efficace avec des alertes pour les dépenses anormales. L’intégration transparente avec les systèmes de comptabilité et de paie garantit une gestion comptable précise et une récupération automatique de la TVA. Enfin, Cleemy propose des interfaces utilisateur adaptées à différents rôles, assurant une approbation rapide et un contrôle efficace des dépenses.
Expensya
Cette solution de gestion automatisée des dépenses professionnelles transforme l’expérience de gestion des notes de frais en éliminant la saisie manuelle. Expensya permet la digitalisation complète des dépenses. Cet outil serait adopté par plus de 5 000 entreprises de différentes tailles et secteurs. Grâce à sa technologie OCR+ auto-apprenante, Expensya extrait automatiquement les données des factures en plusieurs langues, réduisant les erreurs de saisie. Elle traite efficacement les factures reçues par email et simplifie la gestion des indemnités journalières et des frais de transport avec son module Per Diem. L’automatisation d’Expensya offre un gain de temps significatif pour les entreprises souhaitant augmenter leur productivité.
N2F
N2F mise sur la rapidité dans la gestion des notes de frais avec une saisie qui serait inférieure à cinq secondes. Utilisée par plus de 250 000 personnes, cette solution offre un scan intelligent qui extrait instantanément des informations détaillées des reçus. Elle simplifie aussi la gestion des indemnités kilométriques et des « per diems » grâce à une intégration avec Google Maps pour des calculs automatiques. L’archivage à valeur probante permet une gestion sans papier.
Avec N2F, l’approbation des notes de frais, le rapprochement bancaire et la mise à jour des analytiques sont accessibles depuis l’application mobile. Compatible avec tous les ERP et logiciels comptables, N2F gère automatiquement les écritures comptables et la récupération de la TVA. Elle offre un suivi en temps réel et des outils de Business Intelligence pour une analyse précise des dépenses, disponible sur iOS et Android, même sans réseau.
Jenji (Silae)
Jenji est une plateforme de gestion des notes de frais qui combine application mobile, intelligence artificielle et dématérialisation. Adoptée par plus de 40 000 organisations, elle automatise le traitement des reçus et factures, assurant qualité et efficacité. Sa démarche zéro papier favorise une approche écologique et productive. L’IA de Jenji analyse en profondeur les dépenses pour une optimisation précise des processus financiers. Elle intègre des outils d’analyse financière avancés, simplifiant les prévisions et rapports financiers, et propose des modes de paiement flexibles et sécurisés. La numérisation des reçus et le paiement virtuel renforcent son efficacité, faisant de Jenji une solution adaptée aux grandes entreprises.
Spendesk
Spendesk offre une solution complète de gestion des dépenses professionnelles allant au-delà des notes de frais traditionnelles. La plateforme permet la digitalisation et l’automatisation de la gestion des notes de frais, y compris le remboursement instantané des employés. Elle se distingue par son outil de frais kilométriques qui calcule automatiquement les dépenses en fonction des kilomètres parcourus et par une politique de remboursement claire, aidant à suivre facilement les dépenses.
Les cartes virtuelles et physiques de Spendesk facilitent les achats en ligne et les réservations, garantissant des transactions sécurisées. Toutes les transactions sont enregistrées facilement avec une visibilité en temps réel sur les notes de frais soumises, validées et traitées depuis une interface unique. Cette centralisation offre un contrôle accru, une visibilité et une automatisation intéressantes, rendant la gestion des dépenses efficace pour toute l’entreprise.
Notes de frais : quels sont les critères à prendre en compte pour faire le bon choix ?
Le choix d’une application de notes de frais ne doit pas être pris à la légère, car il peut avoir un impact significatif sur l’efficacité opérationnelle d’une entreprise. L’adaptabilité de l’outil est primordiale pour s’assurer qu’il s’intègre parfaitement dans les processus et structures existants, qu’il s’agisse d’une PME ou d’un grand groupe. Le coût, bien sûr, est un facteur important, mais il faut le considérer en regard des gains de productivité et d’efficacité qu’apporte l’application. Les fonctionnalités offertes doivent répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, qu’il s’agisse de la gestion des frais kilométriques, de la digitalisation des reçus, ou de l’intégration avec les systèmes comptables existants. Un support utilisateur réactif et compétent est également crucial pour garantir une utilisation optimale de l’application. Enfin, la sécurité des données et la conformité aux réglementations en vigueur sont essentielles pour protéger les informations sensibles de l’entreprise. En prenant en compte ces éléments, une entreprise peut choisir une solution qui, non seulement, facilite la gestion des notes de frais, mais contribue également à une meilleure gestion financière globale.
