L’utilisation des outils numériques s’est imposée, depuis déjà de nombreuses années, aux entreprises comme aux collectivités. Cependant, ces dernières rencontrent parfois des difficultés pour pleinement déployer ces outils ; et la transformation numérique de ces structures appelle une réflexion particulière… qui n’est pas forcément technique !
Mis à part leur statut, quoi de commun entre une grande agglomération et la mairie d’une ville de 5 000 habitants ? Les moyens, tant humains, techniques et financiers seront résolument différents ; et pourtant les deux entités devront utiliser les outils numériques pour remplir leurs missions. La dématérialisation, voulue par l’Etat, accentue encore ce recours au digital.
« Ces disparités de situations, mais aussi de besoins sont importantes, et doivent être prises en compte » indique Christian Douillet, PDG co-fondateur d’Artemis-RD. En effet, certaines collectivités ─ notamment les plus importantes ─ peuvent investir dans les outils indispensables, et disposent en interne des ressources nécessaires à leur bon fonctionnement. Ce n’est cependant pas le cas pour les plus modestes : « Dans certaines collectivités, un directeur des services qui assure déjà de nombreuses tâches ne peut pas en plus s’improviser DSI. Et la mutualisation des services, via les intercommunalités, n’est pas toujours une solution car la disparité des besoins entre communes de tailles différentes rend cela extrêmement complexe ─ sans même évoquer les frictions lorsque les bords politiques ne sont pas les mêmes » glisse Christian Douillet avec humour. « Par conséquent, certains font confiance aux revendeurs de matériels ou logiciel, avec le risque d’avoir un conseil orienté vers des solutions, d’autres font le choix de l’externalisation. »
Une appréciation souvent erronée des problématiques réelles
Plus que l’implémentation de tel ou tel logiciel qui répondrait à un besoin, il semble donc plutôt nécessaire de se pencher sur l’organisation des services. En effet, les systèmes des collectivités ont souvent été construits petit à petit, sans réflexion préalable, ce qui conduit à des situations parfois baroques. « Nous constatons régulièrement lors de nos missions de conseil la présence de systèmes multiples, qui n’opèrent pas toujours entre eux, créant doublons ou conflits. De plus, des abonnements sans utilité réelle sont souvent souscrits ». Cet empilage de ressources, empirique et sans schéma clair aboutit à des pertes de ressources, financières mais aussi humaines. De plus, l’utilisation de matériels vieillissants voire obsolètes nuit à la fois à la performance et à la sécurité, les mises à jour ayant un rôle crucial en matière de cybersécurité.
« La manière dont sont exploitées les données est un bon exemple : en rationnalisant cette gestion, via la mise en place de pratiques plus collaboratives, il est possible d’assainir les données stockées et de réaliser de vrais gains de ressources, sans pour autant réaliser d’investissements importants mais plutôt en basculant vers des solutions adaptées aux usages concrets. C’est pourquoi, plus que vraiment techniques, je pense que nombre des difficultés rencontrées par les collectivités dans leur transformation numérique sont avant tout d’ordre organisationnel. Or, il s’agit d’un préalable essentiel, car sans une bonne organisation aucune structure ne peut fonctionner de manière efficace » conclut Christian Douillet.
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